這里以自營進口業務流程為例，簡要介紹業務管理系統的操作流程。

1、編制預算

在與外商詢價、報價洽談等基礎上，進行成本測算編制。根據編制的采購預算和銷售預算，內容包括:貿易方式、供貨商、客戶、制單日期、幣種、商品信息、貨款、起運港、目的港、價格條款、數量等。系統會自動計算該筆業務毛利、成本等信息，預算結果供相關管理人員參考使用。一筆預算項下可對應多筆合同。

2、新客戶受理

當需要與新的客戶(包括供應商、客戶等)建立業務往來時，業務部在客戶信用管理系統提出客戶申請，并且錄入客戶基本信息，包括客戶正確名稱、地址、電話、聯系人、郵政編碼、開戶行、銀行帳號、注冊資金等信息。

管理部門收到業務部申請后，對提交的客戶進行受理，對客戶資信情況進行調查后進行信用評估，從而劃分客戶信用等級，確認系統給該客戶或供應商的信用額度。

3、編制進口采購合同、銷售合同

根據相關已審核通過的預算信息完成采購合同、銷售合同的文本制作、合同執行計劃、合同歸檔等管理。內容包括合同號、供貨商信息、幣種、商品信息、金額、數量、付款條件、運輸方式、起運港、目的港、啟運時間和預計到港時間等。

4、業務入庫單管理

業務部根據已審核生效的進口采購合同，進行商品預入庫單的編制。此時貨物還沒有實際入庫，目的在于通知第三方貨代公司準備進行入庫操作。 內容包括選擇采購合同號、入庫商品名稱、數量、單價、進口發票號、金額、起運港、目的港等。

5、增值稅發票登記管理

業務員根據已審核生效的業務入庫單將海關開具的進口增值稅發票和進口海關關稅發票進行相應的錄入操作。這項操作將完成物流和票據流嚴格的對應關系，實現相關數據聯查。

發票在財務確認后，業務系統自動將發票信息傳遞到財務系統生成進口采購相關記賬憑證，從而完成相關財務核算。

6、貨代入庫管理

異地貨代公司根據生效的業務入庫單和貨物的實際到貨情況，進行貨代入庫單的編制。 內容包括倉庫入庫數量、倉庫名稱、倉庫入庫日期等。由于采用數據集中式管理，商品真實入庫信息將實施傳遞到公司總部，極大提高存貨周轉速度。

7、付款申請單管理

當需要支付貨款或各種費用時，業務部根據合同執行情況和付款條款，在系統中提交付款申請，業務員登記貨款或各種費用明細、付款金額和所對應的采購合同號、發票號、業務入庫單編號，在制作付款申請時可一次錄入多種費用類型的費用額，業務員可以選擇預付或實付類型，預付款必須對應到合同號，實付款必須對應到發票號下。

這項操作將完成資金流和票據流嚴格的對應關系，實現相關數據聯查。

8、付款申請單確認管理

付款申請單經財務部門審批通過后，財務部將執行實際付款操作，并根據付款申請內容在財務系統自動生成相應的采購付款憑證。