首先他們確定第一階段為系統(tǒng)規(guī)劃階段：通過分析公司業(yè)務(wù)、管理需求、發(fā)展趨勢、現(xiàn)有軟硬件環(huán)境等項(xiàng)目實(shí)施的前期工作，協(xié)助集團(tuán)業(yè)務(wù)層掌握用友軟件業(yè)務(wù)流程、管理思相，結(jié)合集團(tuán)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深入分析，制定具體實(shí)施方法并確定實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃；
第二階段，完成部分業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，統(tǒng)一企業(yè)編碼體系，重新核對大量的原始數(shù)據(jù)，結(jié)合對業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，對項(xiàng)目實(shí)施方案進(jìn)行模擬運(yùn)行。
第三階段，通過認(rèn)真細(xì)致、有條不紊的初始錄入；現(xiàn)場操作、安全穩(wěn)定的系統(tǒng)切換，待項(xiàng)目運(yùn)行平穩(wěn)后實(shí)施驗(yàn)收。
基本方針確定后，項(xiàng)目組根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，選擇了從關(guān)鍵環(huán)節(jié)“存貨管理”和“成本管理”入手，因?yàn)檫@樣可以很好的落實(shí)“分步實(shí)施，穩(wěn)步受益”原則，為其他各功能模塊的開發(fā)打好基礎(chǔ)。
在存貨管理方面，本著最大限度的減少庫存資金占用的原則，通過信息化不但規(guī)范了存貨的采購、管理工作，保證了存貨數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，而且實(shí)實(shí)在在的降低了庫存資金占用，使公司原來的平均庫存由4000萬元，降低到現(xiàn)在的2000萬元左右，平均庫存周期由原來的50天降低到現(xiàn)在的35天。同時理順了存貨管理程序，如在手工核算管理方式下，由于資金結(jié)算不及時，在庫存管理中常常出現(xiàn)負(fù)庫存的現(xiàn)象，就是物品已領(lǐng)用，但由于結(jié)算不及時沒辦入庫，造成庫存帳面產(chǎn)生紅字，庫管部門報(bào)上來的庫存數(shù)據(jù)含有很大的水份，庫存余額往往是正負(fù)抵消后的數(shù)據(jù)，例如帳面上反映的庫存余額是500萬元，而實(shí)際可能有900萬元，其中有400萬元的負(fù)庫存，造成庫存資金占用反映不真實(shí)，影響了財(cái)務(wù)分析的準(zhǔn)確性。
由于集團(tuán)公司物資管理采用二級庫管理辦法，每個生產(chǎn)車間都有自己的二級庫房，由于信息不流動，不共享，造成部分物資“總庫無庫存，整體大庫存”現(xiàn)象，從而導(dǎo)致重復(fù)采購，大量物資在車間二級庫中沉淀，占用大量的流動資金，庫存周轉(zhuǎn)率非常低，現(xiàn)在通過用友U8管理信息系統(tǒng)存貨管理模塊的實(shí)施，一切都網(wǎng)絡(luò)化、透明化、流程化，通過公司內(nèi)部物資的合理調(diào)撥，這種情況得到了根本的改善，也直接帶來了經(jīng)濟(jì)效益。
加強(qiáng)成本管理，由于公司一直沿用的是二級成本核算管理，各車間都安排了專門的核算員，由核算員匯總計(jì)算出車間成本后再報(bào)財(cái)務(wù)處歸集分?jǐn)偂Ｓ捎谥虚g環(huán)節(jié)多，核算員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，車間往往從本部門利益出發(fā)，常常發(fā)生人為調(diào)整成本的情況，致使成本管理混亂，如：某車間在月底核算成本時，發(fā)現(xiàn)超計(jì)劃，為了不受罰，就會把本月出庫的材料價格改變，該是1萬元，只當(dāng)10元出庫，到下月節(jié)約下后再補(bǔ)上。有時還發(fā)生修理費(fèi)不及時進(jìn)成本等現(xiàn)象，打時間差，致使成本難以控制。通過成本模塊的實(shí)施，結(jié)合公司推出的市場化管理措施，將各種控制成本的措施融入系統(tǒng)，成本系統(tǒng)本身就約束了人為的過錯，提高了成本核算的準(zhǔn)確率，同時也減少了核算人員，公司各項(xiàng)產(chǎn)品的單位成本有了不同程度的下降，也為公司帶來了間接的經(jīng)濟(jì)效益。
通過用友軟件在山西焦化的信息化實(shí)踐，提高了企業(yè)安、穩(wěn)、長、滿、優(yōu)運(yùn)行水平和適應(yīng)市場的供－產(chǎn)－銷運(yùn)轉(zhuǎn)能力，同時也給企業(yè)帶來了極佳的經(jīng)濟(jì)和社會效益。
十年修得同船渡，百年修得共枕眠。
以黑色煤炭為本的山西焦化集團(tuán)，以紅色為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)色的用友軟件，從1999年開始相識，經(jīng)過三年相戀，終于在“十月懷胎”后，分娩“山西焦化集團(tuán)ERP”這個新生兒。
一個全新的信息化的山西焦化集團(tuán)呱呱落地了。所不同的是，這里沒有新生兒向世界宣告的哭聲，沒有來自親人和朋友的鮮花和紅包，成功的喜悅在十個月的艱辛中被慢慢化解。來自用友的項(xiàng)目實(shí)施組正開始逐漸從這里撤離，這些“吃住在一起，公司里的老熟人”－－趙寧、張敏、鄧光明、劉巖都要離開了，楊力的言辭中透著留戀。
信息化永遠(yuǎn)沒有完結(jié)，U8－ERP在山西焦化集團(tuán)的實(shí)施暫時告一段落，但更遠(yuǎn)大的信息化建設(shè)目標(biāo)正在規(guī)劃，今后，他們的戀情還將繼續(xù)。