快速成長觸發(fā)財(cái)務(wù)信息化
太極集團(tuán)涪陵制藥廠（以下簡(jiǎn)稱涪陵制藥）是"九五"全國重點(diǎn)發(fā)展的五大中藥集團(tuán)和重慶重點(diǎn)扶持的30家擴(kuò)張型企業(yè)集團(tuán)之一--太極集團(tuán)有限公司的核心生產(chǎn)廠。主要以生產(chǎn)中成藥為主，以保健品為輔，產(chǎn)品主要包括享譽(yù)國內(nèi)外的曲美、太極通天液、藿香正氣液等。
說到涪陵制藥的信息化，還要從1993年涪陵制藥的迅速崛起說起。當(dāng)時(shí)，太極集團(tuán)發(fā)展十分迅猛，涪陵制藥也隨之進(jìn)入快速成長期，生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，銷售業(yè)務(wù)迅速增長，為集團(tuán)的高速發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但與此同時(shí)，企業(yè)的快速成長也給涪陵制藥的內(nèi)部管理帶來了巨大的壓力。壓力最初體現(xiàn)在涪陵制藥的財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部每月光是需要處理的業(yè)務(wù)憑據(jù)就達(dá)200多本6000多號(hào)。而所有的業(yè)務(wù)都是通過手工方式處理的。70多名財(cái)會(huì)人員每日在數(shù)據(jù)的海洋中忙得暈頭轉(zhuǎn)向，不知何時(shí)才能上岸。盡管如此，財(cái)務(wù)部的業(yè)務(wù)處理仍然越來越長、信息傳遞的速度越來越慢，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也越來越差。
為了早日改變這種局面，涪陵制藥領(lǐng)導(dǎo)層研究決定，為財(cái)務(wù)部上電算化管理。1998年中，涪陵制藥成立了電算化領(lǐng)導(dǎo)小組，由王彥杰任組長，開始對(duì)財(cái)務(wù)部實(shí)施電算化改造。電算化領(lǐng)導(dǎo)小組通過對(duì)國內(nèi)軟件廠商和軟件產(chǎn)品的深入調(diào)研，最終選擇了用友ERP-U8的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。
據(jù)王彥杰回憶，為確保正常業(yè)務(wù)不受影響，系統(tǒng)在安裝完畢后，先與舊系統(tǒng)并行使用。一方面舊系統(tǒng)照常運(yùn)行；另一方面，涪陵制藥電算化領(lǐng)導(dǎo)小組專門抽調(diào)了5名成員，負(fù)責(zé)期初數(shù)據(jù)錄入和新舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)復(fù)核對(duì)照。由于期初數(shù)據(jù)量很大，而且項(xiàng)目組成員都是第一次實(shí)施，經(jīng)驗(yàn)不足，數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)問題，不得不重新來過。幾名成員經(jīng)常加班加點(diǎn)，十分辛苦。想起當(dāng)時(shí)的情景，王組長頗為感慨地說，"我們吃了半年多的方便面"。
經(jīng)過半年的并行，證明新系統(tǒng)完全符合要求，并逐步替代了老的系統(tǒng)。不僅如此，新系統(tǒng)的應(yīng)用，使財(cái)務(wù)部的業(yè)務(wù)流程更為清晰，處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的效率提高了，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性得到了改善。財(cái)務(wù)部原來的70多人也減少到了40多人。多出來的財(cái)務(wù)人員全部充實(shí)到各地辦事處的財(cái)務(wù)部，以增強(qiáng)這些部門的財(cái)務(wù)實(shí)力。同時(shí)，庫存信息能夠及時(shí)提供，控制庫存有了依據(jù)，使庫存資金占用有所下降，利潤得到了一定的提高。另外，報(bào)表的及時(shí)性得到了充分體現(xiàn)，內(nèi)部管理用縱深報(bào)表能輕易編制。不僅節(jié)約了大量手工勞動(dòng)，為財(cái)會(huì)人員參與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析，而且還為財(cái)務(wù)部參與一定程度的經(jīng)營管理贏得了時(shí)間。
購銷存管理信息化需求凸顯
財(cái)務(wù)部信息化管理的成功，提高了企業(yè)的管理運(yùn)行效率。與此同時(shí)，其他的管理問題又"冒"了出來。由于購銷存等其它業(yè)務(wù)部門仍然是手工管理，財(cái)務(wù)部的信息很難及時(shí)有效地傳遞到各業(yè)務(wù)部門，因此形成了"信息孤島"。
由于信息不共享，各業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部都各記一本帳，相互間缺乏監(jiān)督、檢查，雖然登記了多本帳，但是帳帳之間不符，不但沒有起到互相監(jiān)督、互相制約的作用，反而增加了工作量、帶來帳務(wù)核對(duì)的麻煩。此外，編制、報(bào)送各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表是各業(yè)務(wù)部門的主要工作之一，而各業(yè)務(wù)部門的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表都是手工編制，不但效率低下、而且準(zhǔn)確性難以保證。
看來，只有一個(gè)部門實(shí)現(xiàn)信息化還不行，企業(yè)管理要想適應(yīng)業(yè)務(wù)需求的發(fā)展，就必須解決各部門間的信息孤島、實(shí)現(xiàn)資源共享、減少工作環(huán)節(jié)、減少工作量、提高工作效率。使各業(yè)務(wù)部門即時(shí)動(dòng)態(tài)掌握管理信息，減少公司經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。涪陵制藥廠通過詳細(xì)的調(diào)查研究認(rèn)為，只有通過信息化才能真正解決上述問題。為此，2001年初，涪陵制藥廠決定，在企業(yè)內(nèi)部全面實(shí)施ERP信息化管理。