“都說ERP能給企業(yè)降低成本，但是，都實施這么長時間了，為什么不僅沒有看到成本降低，反而需要增加更多的人手來操作系統(tǒng)？ERP不僅沒有為我們減少工作量，反而讓大家做的事情越來越多？它究竟降低了誰的成本？”像其它企業(yè)一樣，ERP上馬一段時間后，沃奇公司的丁經(jīng)理也對ERP提出了疑問。
見多不怪的阿峰，顯然不以為然。他認為首先要弄清楚兩個概念：一個是信息量，另一個交易處理。信息是企業(yè)進行生產活動所必須的數(shù)據(jù)，而交易則是數(shù)據(jù)傳遞的過程。利用ERP，要做到的是削減交易的處理成本，而不是削減信息量。而在以前，因為手動填寫單據(jù)麻煩，所以單據(jù)上的信息少之又少，就導致數(shù)據(jù)的處理過程卻相當復雜。
“換句話說，利用ERP，是要能夠做到一次輸入的信息，全系統(tǒng)都能使用，哪怕輸入的信息要比以前多得多！”為便于理解，阿峰舉例說明。
例證一：數(shù)據(jù)1變5 問題5變1
以采購單為例，采購員總希望把同一個物品的需求能夠合并在一張采購單上，即如果有5張生產訂單需要同一物品，他希望看到的是在采購單上列出該物品的需求總量，而不是5張采購單或一張采購單上5條記錄標注出的每張生產通知單的需求量，很顯然他覺得這么看起來煩瑣。
這是“手工記賬時代”遺留下來的不好的習慣。如果萬一該物料出現(xiàn)什么問題，就可能因無法知道這些物品都用在了那張通知單中，而無法追溯，破壞了系統(tǒng)定單追溯的功能，從而使問題追蹤變得十分困難。
而用ERP的一個生產訂單的物料需求對應一張采購單，或者對應一張采購單的一個項目，盡管信息量增多，由原來的1條記錄增加到5條，但由于可以很方便的追溯到每一張原始訂單或者采購單的每一個項目，一旦采購的物料出現(xiàn)問題，就不必去追蹤全部5張生產訂單逐一排查，而只需處理那一張出問題的生產訂單，使處理5個問題變成處理1個問題。
對比前后兩種做法：以前之所以要把五條記錄合并成一條記錄，是為了節(jié)省時間。而現(xiàn)在把每條記錄分開單獨記錄則是為了實現(xiàn)有效跟蹤。一個節(jié)約了時間增加了交易成本，一個是增加了信息的處理量而減少了交易成本。如果因ERP系統(tǒng)的“數(shù)據(jù)一次錄入全系統(tǒng)使用”而忽略掉所增加的時間成本，孰重孰輕？自然一看便知。