2003年3月3日，經(jīng)過全面、充分的接觸和考察，北京英斯泰克視頻技術(shù)有限公司與用友軟件股份有限公司正式簽訂了在企業(yè)全面實(shí)施用友ERP-U8的協(xié)議。
2003年5月1日，英斯泰克用友ERP-U8項目組克服"非典"的不利影響，完成了業(yè)務(wù)流程重組、系統(tǒng)與流程匹配、庫存清理等系列工作，正式上線運(yùn)行。
2003年9月8日，六個月零六天的努力與執(zhí)著得到了見證：英斯泰克用友ERP-U8系統(tǒng)成功驗(yàn)收！
努力、困惑、疲憊、拼搏都是這段艱苦的日子里重點(diǎn)的字眼，而成功與點(diǎn)化才更能詮釋和提煉用友ERP-U8在英斯泰克的成功實(shí)施和應(yīng)用。這六個月，對英斯泰克和用友ERP-U8都將是具有典型意義的成功苦旅！
新管理的起點(diǎn)
北京英斯泰克視頻技術(shù)有限公司（以下簡稱英斯泰克）創(chuàng)建于1991年,注冊資金10800萬元，是一家主要從事廣播電影電視專業(yè)系統(tǒng)集成、設(shè)備制造，并代理AVID、Thomson、SONY等許多國際知名公司的產(chǎn)品，為廣播電影電視、衛(wèi)星通信行業(yè)提供全方位的高技術(shù)的系統(tǒng)解決方案，是國家級高新技術(shù)企業(yè)。
英斯泰克以生產(chǎn)廣電系統(tǒng)應(yīng)用的電視臺導(dǎo)演廳、演播室的機(jī)柜、機(jī)架開始起步。優(yōu)異的產(chǎn)品質(zhì)量和準(zhǔn)確的市場定位，使得英斯泰克在短時間內(nèi)迅速占領(lǐng)了市場先機(jī)，企業(yè)得到了快速發(fā)展，在業(yè)內(nèi)形成極高的品牌效應(yīng)。
1997年，電視轉(zhuǎn)播車改裝業(yè)務(wù)這一高端產(chǎn)品進(jìn)入了英斯泰克的視野。這一市場擁有巨大的想像空間。此前國內(nèi)該類產(chǎn)品全部依賴進(jìn)口，采購成本高，維修等服務(wù)不便利。英斯泰克看準(zhǔn)著一商機(jī)，迅速收購了一些技術(shù)含量高的汽車改裝廠，吸納了一大批經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員。從此，掌握高端技術(shù)、擁有專業(yè)人員的英斯泰克在轉(zhuǎn)戰(zhàn)電視轉(zhuǎn)播車的戰(zhàn)場上勢如破竹，在很短的時間內(nèi)，迅速成為國內(nèi)電視轉(zhuǎn)播車市場的領(lǐng)先者。穩(wěn)定這一市場后，英斯泰克又將觸角伸向了電信行業(yè)中的通信車，如今國內(nèi)中國移動、中國聯(lián)通都成為了英斯泰克通信車的客戶。此外，公安系統(tǒng)的指揮車、大型的生活用車都成為英斯泰克新的拓展領(lǐng)域。
如今的英斯泰克已經(jīng)建立了覆蓋中國大陸的銷售網(wǎng)絡(luò)并輻射到東南亞地區(qū)，擁有以中央電視臺為代表的，包括電影、電視臺、國家機(jī)關(guān)、軍隊、廠礦企業(yè)、科研院所、影視廣告、院校等3000多家穩(wěn)定的并不斷擴(kuò)大的用戶群體，在同業(yè)中享有很高的知名度和影響力。
2003年，一路狂飚的英斯泰克面臨著更為廣闊的發(fā)展機(jī)遇。2008年的奧運(yùn)會，是各國媒體強(qiáng)爭新聞陣地的戰(zhàn)場，廣電傳輸設(shè)備將面臨前所未有的廣闊市場；中央電視臺、北京電視臺的遷址也使英斯泰克的市場空間進(jìn)一步擴(kuò)大。面對著日益增長的市場和不斷擴(kuò)大的生產(chǎn)規(guī)模，英斯泰克高層的一個想法越來越明晰：要將高速的發(fā)展進(jìn)行到底，就必須在企業(yè)內(nèi)部形成高明的管理理念，適應(yīng)日趨激烈的競爭。
如何將企業(yè)過去10年中積累的經(jīng)驗(yàn)和思路提煉為企業(yè)制度、凝固為企業(yè)財富，成為英斯泰克市場拓展后的第一要務(wù)。
"上ERP！"財務(wù)總監(jiān)鮑雋的觀點(diǎn)非常鮮明，"不管你做什么樣的管理，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是首先要解決的問題。"
確立以ERP作為管理戰(zhàn)略的第一場戰(zhàn)役后，英斯泰克迅速與國內(nèi)最大的管理軟件廠商用友軟件股份有限公司達(dá)成協(xié)議：在企業(yè)全面應(yīng)用用友ERP-U8。
春天里的牽手
2003年的春天是個名副其實(shí)的多事之春，戰(zhàn)爭、疫病……人們有幾分慌亂，夾雜著幾許無助。而英斯泰克視頻技術(shù)有限公司與用友公司則像兩個世外桃源里辛勤耕作的農(nóng)人。把所有的精力全部傾注在了ERP建設(shè)的這塊希望的田野上來。
英斯泰克與用友項目實(shí)施人員共同進(jìn)行了項目調(diào)研，包含了生產(chǎn)模式、生產(chǎn)環(huán)節(jié)、庫存管理、物料需求等諸多方面。根據(jù)企業(yè)的自身特點(diǎn)，項目組決定應(yīng)用總帳、報表、應(yīng)收應(yīng)付、工資管理、固定資產(chǎn)、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、物料需求計劃、財務(wù)web、業(yè)務(wù)web、資金管理、成本核算、合并報表、財務(wù)分析、管理駕駛艙等模塊，內(nèi)容涉及了企業(yè)運(yùn)作流程的各個部分。
用友實(shí)施小組發(fā)現(xiàn)，在英斯泰克的三大主要業(yè)務(wù)中，以電視轉(zhuǎn)播車為主的改裝車生產(chǎn)占到了公司業(yè)務(wù)的80%以上，生產(chǎn)全部都是以訂單形式運(yùn)作的，而且由于用戶的需求不同，對產(chǎn)品的要求也不一樣。這也正是改裝車行業(yè)中一個比較鮮明的特點(diǎn)。不同的產(chǎn)品就要涉及到不同的物料需求、不同的生產(chǎn)流程、不同的設(shè)計指標(biāo)。比如說兩輛車輛選擇的底盤不一樣，就會導(dǎo)致車箱體和里面設(shè)備制作方案的不同。與此同時，可能在產(chǎn)品最初設(shè)計拿到真正生產(chǎn)流程中時，客戶還可能對產(chǎn)品設(shè)計進(jìn)行
一些改動，而任何一個細(xì)小的改動又都牽動眾多環(huán)節(jié)與之適應(yīng)。
在庫存方面，英斯泰克一輛特種車就要用到三萬多個零件，而每一個零件都需要很多環(huán)節(jié)才能到達(dá)生產(chǎn)第一線。而公司有18個系列100多種產(chǎn)品，因此庫房的管理、物料的供應(yīng)是一個瓶頸。
蟄伏的日子
五月是非典肆虐最為嚴(yán)重的時候，英斯泰克的用友ERP-U8系統(tǒng)進(jìn)入了實(shí)施階段。最初的設(shè)計方案在實(shí)施過程中一步步完善。在北京昌平英斯泰克的廠區(qū)里，一場攻關(guān)戰(zhàn)役打得正酣，提前來到了蟄伏的季節(jié)，在煎熬里積蓄成熟的力量！
系統(tǒng)實(shí)施的過程中物料采購、制作流程、設(shè)計指標(biāo)等幾個問題糾集比較多，給系統(tǒng)設(shè)置一度造成了一些困惑。幾個環(huán)節(jié)粘連多、不好梳理。訂單管理、生產(chǎn)排期、原材料采購等方面的要求都非常高。
按照用友ERP-U8的規(guī)范，每一種產(chǎn)品都應(yīng)該做一個標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，包含這一產(chǎn)品的設(shè)計、原材料、流程等全部信息。但在單件定制化生產(chǎn)的企業(yè)中，這一產(chǎn)品結(jié)構(gòu)幾乎不可能實(shí)現(xiàn)。產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與ERP系統(tǒng)產(chǎn)生了明顯沖突。實(shí)施雙方都遇到了新的困難。
經(jīng)過與用友實(shí)施小組長時間的討論，英斯泰克最后決定：拋棄產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的概念，啟用全新的項目管理制度。在項目管理下，每一個訂單就是一個項目號，這一項目號貫穿這一訂單的始終，從協(xié)議簽訂開始，項目號就跟蹤產(chǎn)品設(shè)計、原材料采購、生產(chǎn)組裝、成品交付、售后服務(wù)等全過程。
有了項目管理制度，英斯泰克能夠通過用友ERP-U8對材料采購進(jìn)行準(zhǔn)確、嚴(yán)格的管理，有效地控制住了無訂單采購。資源得到了合理的配置。同時，基于對前期大量數(shù)據(jù)的分析，設(shè)計部門通過用友ERP-U8對比以前物料的使用情況，可以相當(dāng)準(zhǔn)確地為每一個訂單進(jìn)行用料預(yù)測，然后再通過系統(tǒng)來提示材料采購，從而有效地將訂單采購管理起來。節(jié)約了資金，降低了成本。
過去由于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不明晰，各個部門、各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的各種問題都需要公司總調(diào)度室來協(xié)調(diào)解決。這樣一來，總調(diào)度室?guī)缀醭闪烁鱾€部門的后勤，就象一名救火隊員，到處救險，發(fā)揮不出整體調(diào)控的作用。通過項目管理概念的引入，在ERP系統(tǒng)中，總調(diào)的功能得以整合，能夠發(fā)揮監(jiān)控和整合的功能，從一名忙碌的救火隊員變成了一名合格的指揮官。
本來常規(guī)45天就能夠基本完成的ERP系統(tǒng)建設(shè)在英斯泰克卻用去了整整半年，不是項目成員能力不夠、不是項目組成員拖拉，是英斯泰克項目組成員對細(xì)節(jié)的近乎苛刻的要求，這不僅體現(xiàn)了英斯泰克公司在實(shí)施ERP方案時的自身特殊性，更體現(xiàn)了實(shí)施雙方一絲不茍的敬業(yè)精神。要做就要做的完美是項目組的唯一標(biāo)準(zhǔn)。事實(shí)也證明正是這種"苛刻"的態(tài)度使系統(tǒng)成功、有效的建立。
比如在系統(tǒng)建立前對庫房的盤點(diǎn)中，發(fā)現(xiàn)了一些材料是賬目中沒有的，數(shù)量還不在少數(shù)。那究竟這些帳外庫存是怎么形成的呢？讓項目組著實(shí)困惑了很久，事實(shí)上在很多生產(chǎn)企業(yè)中帳外庫存是一個比較普遍存在的現(xiàn)象。在盤點(diǎn)中直接納入是一種比較省時省力的辦法，但是項目組沒有這么做，本著對客戶負(fù)責(zé)的一貫態(tài)度，經(jīng)過大家仔細(xì)的分析，原來英斯泰克在過去進(jìn)行原材料采購時，有時會出現(xiàn)這樣的情況，采購一個設(shè)備，但設(shè)備是被打包出售的，結(jié)果采購回來的物料只被用了一部分，剩下的部分則成了這些神龍見首不見尾的賬外庫存。那究竟該如何解決這個問題呢？經(jīng)過反復(fù)磋商，備件庫作為一個特有庫存在英斯泰克建立起來，在做備件庫之前，英斯泰克對這些零部件進(jìn)行了全面盤點(diǎn)。他們發(fā)現(xiàn)有近百萬元的帳外資產(chǎn)，都是這么拆下來的。其中物料不帶成本帶數(shù)量，管數(shù)量不管價值。當(dāng)下次生產(chǎn)用到這兩個部件的時候，直接放到該項目中作為成本核算。在項目實(shí)施設(shè)計中像這樣的細(xì)節(jié)問題，又豈止是備件庫一個？這些細(xì)節(jié)都涉及公司的利潤，從細(xì)節(jié)挖出很多利潤點(diǎn)。所以鮑雋強(qiáng)調(diào)，前期業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化一定要做足，通過上ERP系統(tǒng)，把整個公司都梳理一遍。
秋日里的思考
9月9日，英斯泰克用友ERP-U8軟件系統(tǒng)成功通過驗(yàn)收。
目前，用友ERP-U8已經(jīng)為英斯泰克實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)資料的編碼化、規(guī)范化和一元化，財務(wù)業(yè)務(wù)處理一體化，信息共享，業(yè)務(wù)協(xié)同處理，從而為企業(yè)的現(xiàn)代化管理打下了基礎(chǔ)。但是談到用友ERP-U8實(shí)施帶來的最大變化，鮑雋認(rèn)為是思維方式的轉(zhuǎn)變，大家開始積極地為公司利潤著想。大部分的企業(yè)建立ERP系統(tǒng)之后，漸漸都把這套功能強(qiáng)大的管理軟件當(dāng)成了一個簡單的財務(wù)軟件，或者是手工管理的替代品。"這既是應(yīng)用企業(yè)的失敗，也是ERP廠商的失敗。"
ERP的體現(xiàn)是一個軟件，而實(shí)質(zhì)上是理念是管理。
英斯泰克高層將ERP看作是公司管理結(jié)構(gòu)重造的一個基礎(chǔ)平臺，在這個基礎(chǔ)上，他們將開發(fā)報價系統(tǒng)、完善績效管理體系、實(shí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入制度、優(yōu)化公司組織結(jié)構(gòu)，甚至將上下游廠商都納入自己的流程來進(jìn)行規(guī)范。將這一系統(tǒng)的功能不斷升華，為己所用。
"這就是將ERP功能挖掘充分的好處。"鮑雋對用友ERP-U8提供的強(qiáng)大功能很滿意，"有了ERP，你就可以在其上搭建很多東西，實(shí)現(xiàn)你的管理思想。"
伯樂的點(diǎn)化
文中我們更多地講述了英斯泰克在應(yīng)用用友ERP-U8的過程、感受和思考。反觀此次項目的實(shí)施，英斯泰克是不是僅僅是用友ERP-U8新增的一個客戶這樣簡單呢？
事實(shí)上，用友公司同樣從英斯泰克項目的實(shí)施中，找到用友ERP-U8與企業(yè)特點(diǎn)有機(jī)融合的新途徑，進(jìn)一步挖掘了產(chǎn)品自身的價值及改進(jìn)的方向。在客戶的需求中找到了新的改進(jìn)目標(biāo)，這正是用友實(shí)施負(fù)責(zé)人許彥濤認(rèn)為英斯泰克最具價值的一點(diǎn)。正是客戶準(zhǔn)確的認(rèn)識、嚴(yán)格的要求，用友ERP-U8在與企業(yè)的不斷結(jié)合中提升了產(chǎn)品價值。
9月8日，在英斯泰克位于昌平的新廠區(qū)，外聘專家、英斯泰克ERP小組、用友項目組舉杯共慶：用友ERP-U8在英斯泰克成功驗(yàn)收。這時候，幾天前成功通過驗(yàn)收的山西電視臺電視轉(zhuǎn)播車，正在山西進(jìn)行緊張的轉(zhuǎn)播工作。