信任額度拍桌子也不能變
在工業(yè)企業(yè)里，由于銷售不可能做到每個(gè)單都即時(shí)付款，貨款延期支付的現(xiàn)象非常普遍，傳化同樣存在這個(gè)現(xiàn)象。為防止應(yīng)收帳款過多，使壞帳額度升高，他們采用了“信用管理帳”方式----每一個(gè)銷售人員發(fā)貨時(shí)都有一個(gè)“信用額度”，發(fā)貨總金額不能超過公司規(guī)定的信用額度。
但由于以前是手工操作，每位銷售的應(yīng)收款余額沒有計(jì)算進(jìn)來，很難及時(shí)統(tǒng)計(jì)，所以無從控制。銷售員出貨前找領(lǐng)導(dǎo)去批，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行發(fā)貨與否的判斷。現(xiàn)在不行了，因?yàn)槊總€(gè)發(fā)貨處都有系統(tǒng)終端，銷售員來發(fā)貨時(shí)，發(fā)貨員必須調(diào)出該人的信用管理帳，如果所發(fā)貨物超過其擁有的信用額度，發(fā)貨員就打不出發(fā)貨單據(jù)，銷售員也就不能去提貨。應(yīng)收款在發(fā)貨端得到了有效控制。但這一來，銷售人員牢騷頓起，認(rèn)為給他們增加了屏障。
“他們擔(dān)心完不成任務(wù)，吵死人了，銷售員跟發(fā)貨員拍起了桌子。拍桌子也不能變!”
在系統(tǒng)還沒有試運(yùn)行時(shí)，銷售人員不配合的情緒比較多，章強(qiáng)不得不與用友的技術(shù)人員一起去做說服工作，“經(jīng)常開會(huì)，大大小小的會(huì)開過好多”。
各個(gè)層次、各種范圍的會(huì)議起到了明顯的作用，大家開始從思想上有了認(rèn)識(shí)。
“這增強(qiáng)了管理的透明度。”章強(qiáng)對(duì)一管理方式非常滿意。這看起來給銷售員制造了障礙，但事實(shí)上運(yùn)作起來后，他們發(fā)現(xiàn)不是這樣的。這不僅讓他們自己和企業(yè)管理者做到了心中有數(shù)，幫助他們來控制風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，系統(tǒng)設(shè)置還是以客戶為中心的，如果遇到特殊情況，銷售員可以通過向領(lǐng)導(dǎo)反映來協(xié)調(diào)，全部手續(xù)也就一個(gè)小時(shí)的功夫。另外，由于以前銷售訂單是集中半天處理一次，而現(xiàn)在是即時(shí)處理，也提高了銷售提貨的速度。
事實(shí)勝于雄辯，2003年1-4月，在增加銷售額的前提下，傳化的應(yīng)收賬款下降了20％。
百萬巨款迷底揭曉 管理效益實(shí)實(shí)在在
在調(diào)研中，項(xiàng)目組發(fā)現(xiàn)，銷售部是從應(yīng)收款的角度，按發(fā)貨來統(tǒng)計(jì)的，一旦貨物發(fā)出馬上開票，從發(fā)貨的時(shí)候開始計(jì)算應(yīng)收款，而有些發(fā)票卻可能要持續(xù)到一個(gè)月以后；而財(cái)務(wù)部卻是按發(fā)票來統(tǒng)計(jì)，雙方統(tǒng)計(jì)口徑不一致。另外，在壞帳處理方面，財(cái)務(wù)部根據(jù)財(cái)務(wù)的要求，一旦壞帳處理掉，應(yīng)收款就減少了；而在銷售部，則有可能原來沖銷掉的壞帳，最后又收回來了。這兩個(gè)方面的原因，導(dǎo)致了應(yīng)收款核算的不一致。
財(cái)務(wù)科的楊萬清和客戶服務(wù)部羊志堅(jiān)終于找到了導(dǎo)致他們爭吵元兇。月底對(duì)帳時(shí)，他們互相校對(duì)自己和對(duì)方每一筆帳款的來龍去脈，每一分錢的責(zé)任都能分得清清楚楚。“規(guī)則主要是按照企業(yè)的制度來進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，但是如果沒有軟件的話，每個(gè)人的操作就存在一些人為控制，個(gè)人可以隨心所欲。”信息部主任章強(qiáng)對(duì)此印象深刻，“有了管理軟件就好了。通過計(jì)算機(jī)來控制，出現(xiàn)不同情況的話，不能操作下去了，必須符合規(guī)則了。”
除了理順公司財(cái)務(wù)，順著這條線，U8還對(duì)傳化的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了調(diào)整。