龐雜的企業(yè)艱難的實(shí)施
作為國(guó)務(wù)院確定的520戶重點(diǎn)企業(yè)和山西省重點(diǎn)保護(hù)優(yōu)勢(shì)企業(yè)，山西焦化集團(tuán)是一個(gè)對(duì)煤進(jìn)行深加工，集采煤、洗煤、煉焦、化工、化肥、水泥和投資網(wǎng)絡(luò)科技、對(duì)外參股等為一體的國(guó)家大型一檔企業(yè)，對(duì)上市公司山西焦化(600740)控股?，F(xiàn)有職工6800人，占地面積214公頃，總資產(chǎn)25.8億元。
這是一家歷史久、業(yè)務(wù)眾多、在山西省和全國(guó)煉焦行業(yè)影響巨大的企業(yè)。
20000米光纖、8臺(tái)服務(wù)器、近300臺(tái)電腦，70多個(gè)單位和部門、6800多職工，近百個(gè)倉(cāng)庫(kù)、幾萬(wàn)個(gè)庫(kù)存明細(xì)，終端使用者400多人。
這是一個(gè)涉及范圍廣、數(shù)據(jù)量大、人員素質(zhì)參差不齊的項(xiàng)目。
如何保證它的成功實(shí)施？
在實(shí)施前，這是一個(gè)迷，現(xiàn)在，迷底要由山焦集團(tuán)和用友組成的聯(lián)合項(xiàng)目組在十個(gè)月后來(lái)揭曉。
為此，項(xiàng)目組確定了“總體規(guī)劃，分步實(shí)施，穩(wěn)步受益”的基本方針。
首先他們確定第一階段為系統(tǒng)規(guī)劃階段：通過(guò)分析公司業(yè)務(wù)、管理需求、發(fā)展趨勢(shì)、現(xiàn)有軟硬件環(huán)境等項(xiàng)目實(shí)施的前期工作，協(xié)助集團(tuán)業(yè)務(wù)層掌握用友軟件業(yè)務(wù)流程、管理思相，結(jié)合集團(tuán)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深入分析，制定具體實(shí)施方法并確定實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃；
第二階段，完成部分業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，統(tǒng)一企業(yè)編碼體系，重新核對(duì)大量的原始數(shù)據(jù)，結(jié)合對(duì)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施方案進(jìn)行模擬運(yùn)行。
第三階段，通過(guò)認(rèn)真細(xì)致、有條不紊的初始錄入；現(xiàn)場(chǎng)操作、安全穩(wěn)定的系統(tǒng)切換，待項(xiàng)目運(yùn)行平穩(wěn)后實(shí)施驗(yàn)收。
基本方針確定后，項(xiàng)目組根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，選擇了從關(guān)鍵環(huán)節(jié)“存貨管理”和“成本管理”入手，因?yàn)檫@樣可以很好的落實(shí)“分步實(shí)施，穩(wěn)步受益”原則，為其他各功能模塊的開發(fā)打好基礎(chǔ)。
在存貨管理方面，本著最大限度的減少庫(kù)存資金占用的原則，通過(guò)信息化不但規(guī)范了存貨的采購(gòu)、管理工作，保證了存貨數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，而且實(shí)實(shí)在在的降低了庫(kù)存資金占用，使公司原來(lái)的平均庫(kù)存由4000萬(wàn)元，降低到現(xiàn)在的2000萬(wàn)元左右，平均庫(kù)存周期由原來(lái)的50天降低到現(xiàn)在的35天。同時(shí)理順了存貨管理程序，如在手工核算管理方式下，由于資金結(jié)算不及時(shí)，在庫(kù)存管理中常常出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存的現(xiàn)象，就是物品已領(lǐng)用，但由于結(jié)算不及時(shí)沒辦入庫(kù)，造成庫(kù)存帳面產(chǎn)生紅字，庫(kù)管部門報(bào)上來(lái)的庫(kù)存數(shù)據(jù)含有很大的水份，庫(kù)存余額往往是正負(fù)抵消后的數(shù)據(jù)，例如帳面上反映的庫(kù)存余額是500萬(wàn)元，而實(shí)際可能有900萬(wàn)元，其中有400萬(wàn)元的負(fù)庫(kù)存，造成庫(kù)存資金占用反映不真實(shí)，影響了財(cái)務(wù)分析的準(zhǔn)確性。
由于集團(tuán)公司物資管理采用二級(jí)庫(kù)管理辦法，每個(gè)生產(chǎn)車間都有自己的二級(jí)庫(kù)房，由于信息不流動(dòng)，不共享，造成部分物資“總庫(kù)無(wú)庫(kù)存，整體大庫(kù)存”現(xiàn)象，從而導(dǎo)致重復(fù)采購(gòu)，大量物資在車間二級(jí)庫(kù)中沉淀，占用大量的流動(dòng)資金，庫(kù)存周轉(zhuǎn)率非常低，現(xiàn)在通過(guò)用友U8管理信息系統(tǒng)存貨管理模塊的實(shí)施，一切都網(wǎng)絡(luò)化、透明化、流程化，通過(guò)公司內(nèi)部物資的合理調(diào)撥，這種情況得到了根本的改善，也直接帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)效益。
加強(qiáng)成本管理，由于公司一直沿用的是二級(jí)成本核算管理，各車間都安排了專門的核算員，由核算員匯總計(jì)算出車間成本后再報(bào)財(cái)務(wù)處歸集分?jǐn)?。由于中間環(huán)節(jié)多，核算員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，車間往往從本部門利益出發(fā)，常常發(fā)生人為調(diào)整成本的情況，致使成本管理混亂，如：某車間在月底核算成本時(shí)，發(fā)現(xiàn)超計(jì)劃，為了不受罰，就會(huì)把本月出庫(kù)的材料價(jià)格改變，該是1萬(wàn)元，只當(dāng)10元出庫(kù)，到下月節(jié)約下后再補(bǔ)上。有時(shí)還發(fā)生修理費(fèi)不及時(shí)進(jìn)成本等現(xiàn)象，打時(shí)間差，致使成本難以控制。通過(guò)成本模塊的實(shí)施，結(jié)合公司推出的市場(chǎng)化管理措施，將各種控制成本的措施融入系統(tǒng)，成本系統(tǒng)本身就約束了人為的過(guò)錯(cuò)，提高了成本核算的準(zhǔn)確率，同時(shí)也減少了核算人員，公司各項(xiàng)產(chǎn)品的單位成本有了不同程度的下降，也為公司帶來(lái)了間接的經(jīng)濟(jì)效益。
通過(guò)用友軟件在山西焦化的信息化實(shí)踐，提高了企業(yè)安、穩(wěn)、長(zhǎng)、滿、優(yōu)運(yùn)行水平和適應(yīng)市場(chǎng)的供產(chǎn)銷運(yùn)轉(zhuǎn)能力，同時(shí)也給企業(yè)帶來(lái)了極佳的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。
十年修得同船渡，百年修得共枕眠。
以黑色煤炭為本的山西焦化集團(tuán)，以紅色為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)色的用友軟件，從1999年開始相識(shí)，經(jīng)過(guò)三年相戀，終于在“十月懷胎”后，分娩“山西焦化集團(tuán)ERP”這個(gè)新生兒。
一個(gè)全新的信息化的山西焦化集團(tuán)呱呱落地了。所不同的是，這里沒有新生兒向世界宣告的哭聲，沒有來(lái)自親人和朋友的鮮花和紅包，成功的喜悅在十個(gè)月的艱辛中被慢慢化解。來(lái)自用友的項(xiàng)目實(shí)施組正開始逐漸從這里撤離，這些“吃住在一起，公司里的老熟人”趙寧、張敏、鄧光明、劉巖都要離開了，楊力的言辭中透著留戀。
信息化永遠(yuǎn)沒有完結(jié)，U8-ERP在山西焦化集團(tuán)的實(shí)施暫時(shí)告一段落，但更遠(yuǎn)大的信息化建設(shè)目標(biāo)正在規(guī)劃，今后，他們的戀情還將繼續(xù)。