王曉巖總監(jiān)說(shuō)：“按照常規(guī)工作模式，開(kāi)發(fā)管理軟件都是由用戶(hù)提需求，廠商或集成商組織開(kāi)發(fā)，但對(duì)于ERP系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，這樣做周期太長(zhǎng)，R/3系統(tǒng)具有許多模塊，這些模塊是通過(guò)幾千個(gè)參數(shù)（Switch）配置的方式實(shí)現(xiàn)不同的功能，來(lái)滿足和適應(yīng)不同企業(yè)的需求，在實(shí)施之前，德勤公司為聯(lián)想的ERP系統(tǒng)進(jìn)行了項(xiàng)目咨詢(xún)，按照德勤的方法論，該項(xiàng)目需通過(guò)五個(gè)階段來(lái)實(shí)現(xiàn)，第一階段是范圍評(píng)估，第二階段是目標(biāo)確認(rèn)，第三階段是流程設(shè)置，第四階段是系統(tǒng)配置和測(cè)試，第五階段則是交付使用。實(shí)施過(guò)程中，我們認(rèn)識(shí)到，第三階段流程設(shè)置是該項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵階段。”對(duì)于流程設(shè)計(jì)，聯(lián)想主要關(guān)注于三個(gè)層次的工作：第一層是清理、規(guī)范了現(xiàn)有流程，找出缺少的流程，把不規(guī)范的流程規(guī)范化。第二層是對(duì)流程的系統(tǒng)化、集成化，如利用R/3中的物料管理模塊，將所有事業(yè)部原來(lái)不統(tǒng)一的做法標(biāo)準(zhǔn)化，像采購(gòu)系統(tǒng)，原來(lái)公司的做法是在臨近采購(gòu)時(shí)拿出單據(jù)直接報(bào)賬，這是一種零散的做法，而R/3系統(tǒng)使每一部門(mén)在采購(gòu)前必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)審查后，訂單才可以到部門(mén)。同樣的方法也在財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)和制造領(lǐng)域發(fā)揮了作用，使公司內(nèi)部真正形成了幾個(gè)相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng)。第三層是將這些優(yōu)化統(tǒng)一的流程在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，即電子化，達(dá)到信息的集成、準(zhǔn)確和實(shí)時(shí)。
最初的進(jìn)度要求是，所有流程設(shè)計(jì)都必須在第三階段完成，包括系統(tǒng)培訓(xùn)在內(nèi)，但這種進(jìn)度設(shè)計(jì)是基于實(shí)施人員對(duì)R/3系統(tǒng)非常很了解的前提之下，但實(shí)施如此大的系統(tǒng)對(duì)于聯(lián)想還是第一次，對(duì)于德勤公司的方法論和SAP公司的R/3系統(tǒng)如何與本企業(yè)的流程相結(jié)合還不完全理解。“實(shí)際上到了項(xiàng)目實(shí)施的第四階段，我們才真正了解了第三階段的要求，在真正理解了方法論的含意后，我們又回過(guò)頭來(lái)對(duì)第三階段的缺陷進(jìn)行彌補(bǔ)、修正，通過(guò)這次ERP的實(shí)施，我們認(rèn)識(shí)到對(duì)一個(gè)事物的認(rèn)識(shí)絕不是完全按順序發(fā)展的，而是在不斷實(shí)踐的過(guò)程螺旋上升、反復(fù)交錯(cuò)的。德勤的方法論本身只是一個(gè)思想，對(duì)于這些思想的理解就像學(xué)游泳一樣，無(wú)論老師如何強(qiáng)調(diào)姿勢(shì)和要領(lǐng)，但只要你沒(méi)有下過(guò)水，你就永遠(yuǎn)也不會(huì)真正了解那些要領(lǐng)的含意，只有在實(shí)踐的過(guò)程中才能夠完成對(duì)動(dòng)作要領(lǐng)的回想和完善。”
雖然R/3系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一系列的Switch，但對(duì)于一個(gè)中國(guó)的大企業(yè)來(lái)說(shuō)，不可能所有的功能都能通過(guò)Switch來(lái)實(shí)現(xiàn)和滿足，對(duì)于R/3系統(tǒng)中極富特色的部分，公司都不計(jì)代價(jià)地吸收到了其ERP系統(tǒng)中。如信用管理，過(guò)去聯(lián)想對(duì)信用管理的認(rèn)識(shí)僅限于是支持某一產(chǎn)品銷(xiāo)售的促銷(xiāo)手段，由于國(guó)內(nèi)企業(yè)資金普遍較為緊張，因此常常將信用額度作為支持銷(xiāo)售的手段，長(zhǎng)期以來(lái)信用額度一直是由各個(gè)產(chǎn)品銷(xiāo)售部門(mén)自行掌握，但從國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的角度看，信用額度代表著一個(gè)企業(yè)的資金狀況，在這一方面聯(lián)想吸取了系統(tǒng)的寶貴經(jīng)驗(yàn)，將信用額度集中到了事業(yè)部一級(jí)進(jìn)行管理。
對(duì)于R/3系統(tǒng)的不足，在聯(lián)想ERP系統(tǒng)也得到了補(bǔ)允。例如聯(lián)想集團(tuán)經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和摸索，在自行開(kāi)發(fā)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，在1995年以后，根據(jù)當(dāng)時(shí)的財(cái)務(wù)狀況，聯(lián)想公司發(fā)現(xiàn)，所購(gòu)買(mǎi)的元器件隨著庫(kù)存時(shí)間的增加，其價(jià)值也發(fā)生了變化，因此不能按原值充損，但在庫(kù)存賬目上所反映的卻仍然是購(gòu)進(jìn)時(shí)的價(jià)值，沒(méi)有體現(xiàn)出虧損，導(dǎo)致大家都不關(guān)心對(duì)庫(kù)存產(chǎn)品的處理，使庫(kù)存越積越多，給企業(yè)造成很大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。另外，由于國(guó)內(nèi)的特殊原因，許多企業(yè)的應(yīng)收賬款長(zhǎng)期不能回收而成為壞賬。針對(duì)這種情況，賬務(wù)系統(tǒng)制定了一項(xiàng)“計(jì)提兩面金”制度，即“計(jì)提削價(jià)準(zhǔn)備金”和“計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金”。“計(jì)提削價(jià)準(zhǔn)備金”的具體操作方法是，當(dāng)產(chǎn)品進(jìn)入庫(kù)存后三個(gè)月就開(kāi)始折算損耗，在損益上減去10％，一年以后，該產(chǎn)品無(wú)論是否已經(jīng)賣(mài)出，在賬面上已經(jīng)沒(méi)有價(jià)值了。而“計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金”也是以同樣的方法將可能成為壞賬的資金先行計(jì)提，一旦回收還可以反沖。這些優(yōu)越的特性都在ERP系統(tǒng)中得到了保留，并與R/3系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了相應(yīng)的接口。正因?yàn)槁?lián)想是一個(gè)IT企業(yè)，擁有一大批對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)極為了解的科技人員，他們對(duì)IT技術(shù)本身的把握能力非常強(qiáng)，因此，在這些系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)過(guò)程中，聯(lián)想的科技人員發(fā)揮了極大的作用。
ERP帶來(lái)了什么? 在談到ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程所起的作用時(shí)，王曉巖總監(jiān)說(shuō)：“流程設(shè)計(jì)是配置的基礎(chǔ)，但反過(guò)來(lái)配置又會(huì)對(duì)流程有一定限制，因?yàn)榱鞒淘O(shè)計(jì)不能是無(wú)邊界的想像，它必須結(jié)合系統(tǒng)去做。另外，在設(shè)計(jì)流程過(guò)程中，必須對(duì)許多細(xì)節(jié)非常清楚，如果不結(jié)合系統(tǒng)就很難深入到細(xì)節(jié)，在第三階段，項(xiàng)目組清理、規(guī)范和優(yōu)化了77個(gè)業(yè)務(wù)流程，在全公司范圍內(nèi)，特別是業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)一步鞏固了流程和流程優(yōu)化的意識(shí)，初步掌握了流程優(yōu)化的方法，為公司通過(guò)規(guī)范化的管理提高競(jìng)爭(zhēng)力打下了基礎(chǔ)。通過(guò)ERP的實(shí)施，初步實(shí)現(xiàn)了流程的電子化，利用IT手段實(shí)現(xiàn)了信息的一次處理與共享機(jī)制，把串行工作流程改造為并行工作流程，同時(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)橐钥蛻?hù)為導(dǎo)向設(shè)計(jì)流程，為今后以電子商務(wù)為核心的互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)提供了前提。ERP的實(shí)施減少了工作中的冗余環(huán)節(jié)，促進(jìn)了公司的管理扁平化，為新的矩陣管理的引入和變革提供了技術(shù)條件。”
聯(lián)想ERP系統(tǒng)從技術(shù)上講是一套先進(jìn)的信息系統(tǒng)，這套系統(tǒng)擁有較強(qiáng)的開(kāi)放性和穩(wěn)定性。聯(lián)想實(shí)施的這套系統(tǒng)在國(guó)際上擁有較為廣泛的客戶(hù)和市場(chǎng)影響力，圍繞系統(tǒng)、開(kāi)發(fā)了許多標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用接口，這些軟件對(duì)于聯(lián)想在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展具有重要的意義。ERP的實(shí)施，為聯(lián)想在企業(yè)信息功能和結(jié)構(gòu)方面建立了統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，使其擁有了一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái)，利用這個(gè)平臺(tái)，可以對(duì)整個(gè)公司的信息流進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和建設(shè)，公司的財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、庫(kù)存管理等多個(gè)環(huán)節(jié)被集成在同一個(gè)信息系統(tǒng)里面，減少了數(shù)據(jù)冗余，使整個(gè)公司的信息流動(dòng)更加有序和安全。由于系統(tǒng)高度集成，用戶(hù)訂單、庫(kù)存、采購(gòu)等業(yè)務(wù)流程中的數(shù)據(jù)流能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，數(shù)據(jù)也實(shí)現(xiàn)了在用戶(hù)之間的集成和共享，既保證了用戶(hù)的滿意度，又是企業(yè)降低運(yùn)作成本、提高盈利水平和工作效率的保障。