需求變更對項目成敗有重要影響，既不能一概拒絕客戶的變更要求，也不能一味地遷就客戶，所以實施需求變更之前必須做好控制。例如授權(quán)、審核、評估和確認(rèn)，在實施過程還要進(jìn)行跟蹤和驗證。有句通俗的話說得非常好：“需求變更控制的目的不是控制變更的發(fā)生，而是對變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行。”

用戶需求的變更總是不可避免的，所以我們要以積極的心態(tài)去接受和控制用戶的需求，而不僅僅是埋怨。對待客戶頻繁的需求變更，應(yīng)采取有效辦法應(yīng)對，避免事態(tài)蔓延，不讓客戶養(yǎng)成隨意變更的毛病。

(1)合同約束

需求變更給ERP實施帶來的影響是有目共睹，所以在與用戶簽訂合同時，可以增加一些相關(guān)條款，如限定用戶提出需求變更的時間，規(guī)定何種情況的變更可以接受、拒絕或部分接受，還可以規(guī)定發(fā)生需求變更時必須執(zhí)行變更管理流程。

雖然ERP項目合同很難在簽訂之初就能夠精確定義每項需求，單靠合同是幫不上忙的，但也不能忽視合同的約束力。有一個笑話，就是許多銷售顧問都開玩笑說他們都是清政府。為什么是清政府?清政府的特點之一就是喪權(quán)辱國的條約太多。

(2)建立需求變更審批流程

要明確需求變更審批環(huán)節(jié)、審批人員、審批事項、審批流程等。目的有兩個：一是將客戶下達(dá)變更的流程盡可能地規(guī)范化，減少張嘴就來的非必要、非緊急、非合理、非高層領(lǐng)導(dǎo)意圖的“無效變更”。二是留下書面依據(jù)，為今后可能的成本變更和索賠準(zhǔn)備好“變更賬”。凡未履行審批程序的“變更”，一律是無效變更不予受理。

有效的需求變更流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評估變更的價值、分析變更對項目的影響，以及提交給雙方高層進(jìn)行評價以確定是否執(zhí)行變更。變更請求必須有書面材料，當(dāng)用戶發(fā)現(xiàn)由于業(yè)務(wù)變化而引起的需求變更，需要提出書面申請。這樣對所有的變更，雙方的項目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。而且用戶在遞交書面變更申請時比較慎重，一般都在內(nèi)部經(jīng)過討論后進(jìn)行，這樣減少了因用戶內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。

(3)對于零星變更，集中研究、批量處理

每周或每兩周甚至每月召開一次需求變更專題會議，集中研究處理這些零碎變更事項，主動控制好工作節(jié)奏，盡量避免由于處理零碎變更而影響項目運行的總體進(jìn)度。例如向客戶正式提交一份各階段需求變更的完成計劃，注明變更引起的時間、成本、工期的代價和增加的工作量。要求客戶配合需求變更計劃，確定變更時限，控制變更規(guī)模，過時變更不候，離譜的變更不做，保大局棄小變。