在數(shù)據(jù)輸入前，我們根據(jù)公司的實(shí)際情況已經(jīng)設(shè)置了相當(dāng)合理的代碼體系和數(shù)據(jù)格式，為此我們?cè)跀?shù)據(jù)輸入時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)的格式進(jìn)行，這樣可以產(chǎn)生好處：

(1)可以保證數(shù)據(jù)的完整一致。

這樣每個(gè)準(zhǔn)備客戶信息的人，都知道客戶資料應(yīng)該包括:客戶名稱、編號(hào)、納稅登記號(hào)、地址、聯(lián)系人、電話和信用額度等數(shù)據(jù)項(xiàng)，這樣可以保證數(shù)據(jù)的完整與一致性，同時(shí)也提高了數(shù)據(jù)輸入的效率與效果。

(2)便于核對(duì)數(shù)據(jù)。對(duì)在Excel中輸入好數(shù)據(jù)核對(duì)無(wú)誤后，就可以把數(shù)據(jù)直接輸入到ERP系統(tǒng)中，并把輸入到ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)生成報(bào)表轉(zhuǎn)換成EXCEL格式數(shù)據(jù)，再運(yùn)用一定的函數(shù)去和Excel中的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)核對(duì)，檢驗(yàn)在輸入過程中是否出錯(cuò)。這樣核對(duì)起來(lái)非常容易，效率也很高并且不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤(除非核對(duì)公式用錯(cuò)).

(3)選擇合適的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換程序。對(duì)于大型企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量很大，這時(shí)如果仍沿用上述方法工作量就會(huì)非常大，這時(shí)就需要運(yùn)用專門的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序，把按一定格式的準(zhǔn)備數(shù)據(jù)(比如EXCEL)轉(zhuǎn)換成ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)格式。這樣既可以保證數(shù)據(jù)錄入的效率又可以保證數(shù)據(jù)格式的正確性。

4.保證數(shù)據(jù)關(guān)系安全性

ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)間關(guān)系非常復(fù)雜，除了由關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)的關(guān)系外，還有許多由系統(tǒng)的應(yīng)用程序來(lái)保證的應(yīng)用程序邏輯(例如一種原材料必須具有一個(gè)預(yù)先指定的存儲(chǔ)該類材料的倉(cāng)庫(kù);一個(gè)人員必須具有一個(gè)預(yù)先定義的該人員所屬的部門類)。無(wú)論采用何種辦法，任何輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須同時(shí)滿足這兩種限制條件，否則可能對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生不可預(yù)料的后果。

5.做好數(shù)據(jù)格式設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)輸入的人員溝通與部門協(xié)調(diào)。

高效率的ERP系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)來(lái)源于企業(yè)生產(chǎn)第一線，因此數(shù)據(jù)的收集在很大程度上依賴于企業(yè)的第一線人員。因此應(yīng)該在與一線人員充分交流與溝通的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出他們能夠理解和操作的合理數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)表，供他們收集整理數(shù)據(jù)之用。同時(shí)ERP系統(tǒng)又跨若干個(gè)部門，系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)來(lái)源于各個(gè)部門，同時(shí)這些數(shù)據(jù)之間具有一個(gè)的邏輯關(guān)系。為了做好數(shù)據(jù)的收集與輸入工作，保證數(shù)據(jù)輸入的高效率，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調(diào)工作，并運(yùn)用各種激勵(lì)措施提高相關(guān)人員的積極性，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的一致性和完整性。

綜上所述，ERP系統(tǒng)試運(yùn)行前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一個(gè)相當(dāng)繁瑣的工作，是一個(gè)系統(tǒng)工程，它直接決定著企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的成敗。為此實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)一把手和信息化負(fù)責(zé)人一定要做好有關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的管理工作，同時(shí)有關(guān)參與人員也應(yīng)該做好密切的配合工作，最終保證企業(yè)ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施，并企業(yè)帶來(lái)競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益。