1.引言

    隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息處理技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，我國的企業(yè)辦公由傳統(tǒng)的手工方式向辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化迅速轉(zhuǎn)變。中國石化集團(tuán)公司作為一個特大型企業(yè)，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立了一套面向集團(tuán)本部，覆蓋各直屬、直管單位的現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）。該系統(tǒng)基于Lotus Notes平臺建立，是提高企業(yè)管理水平，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司戰(zhàn)略目標(biāo)的可靠保證，2002年6月中國石化集團(tuán)公司向九江石化（含九江石化總廠、九江分公司、九江石化黨委）推廣了辦公自動化系統(tǒng)。九江石化OA系統(tǒng)通過本企業(yè)已建立的局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了各個單位之間的公文傳輸和信息交換；并且通過廣域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了與中石化集團(tuán)公司的上下級之間的信息傳輸，以及兄弟單位之間的信息交流。

  2.Lotus Domino/Notes

    Lotus     Domino/Notes是目前最先進(jìn)的通訊處理軟件和群件產(chǎn)品。它是一個集通訊、協(xié)同計(jì)算和Internet/Intranet技術(shù)于一身的綜合平臺，具有優(yōu)秀的工作流控制功能、數(shù)據(jù)庫復(fù)制技術(shù)和完善可靠的安全機(jī)制，尤其適合于處理各種非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)、建立工作流應(yīng)用以及建立各類基于Web的應(yīng)用。
    Notes是一個為群件/工作組提供的通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到數(shù)據(jù)共享與協(xié)同工作的分布式C/S系統(tǒng)平臺（C/S就是Client/Server，即客戶/服務(wù)器系統(tǒng)，是一種分布式架構(gòu)），完成文檔數(shù)據(jù)庫管理、工作流控制、郵件處理和安全控制等工作。Domino是將Notes服務(wù)器轉(zhuǎn)化為Web應(yīng)用服務(wù)器的技術(shù)。Domino Web服務(wù)器集成了數(shù)據(jù)庫技術(shù)和Internet技術(shù)，通過針對Notes數(shù)據(jù)庫進(jìn)行Web應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)Web瀏覽器對Notes數(shù)據(jù)庫的B/S模式訪問（B/S就是Browser/Server，即瀏覽器/服務(wù)器系統(tǒng)，是一種網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)）。

  3.辦公自動化系統(tǒng)

    辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各部門之間以及相關(guān)單位之間辦公及業(yè)務(wù)信息的收集與處理、流動與共享，以提高專項(xiàng)、綜合業(yè)務(wù)管理水平及輔助決策水平為目的的綜合性人機(jī)信息系統(tǒng)。它的建立，可以使單位辦公及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息資源做到全方位共享和交流；它可以真正實(shí)現(xiàn)相關(guān)單位之間、單位各部門、各工作人員之間的協(xié)同工作；使日常辦公更加安全可靠，更加規(guī)范化、高效化和科學(xué)化。

  4.OA系統(tǒng)在九江石化的應(yīng)用

    九江石化OA系統(tǒng)投用至今，運(yùn)行穩(wěn)定，在局域網(wǎng)遍布200多NOTES客戶；通過廣域網(wǎng)時刻與中石化集團(tuán)文檔服務(wù)器保持通訊，收發(fā)公文。
    4.1 服務(wù)器配置
    服務(wù)器配置為1臺HP NetServer ：128M內(nèi)存 ,x86 Family 6 Modle 83 CPU，20G硬盤。客戶端配置為內(nèi)存16MB以上，磁盤空間1.2GB以上。
    4.2 操作系統(tǒng)
    服務(wù)器端選用Microsoft Windows 2000 advanced Server SP4和Lotus Domino Enterprise Server R5，客戶端為Windows 98\windows 200\windows xp和Lotus Notes，服務(wù)器和工作站均采用TCP/IP網(wǎng)絡(luò)協(xié)議。
    4.3 模塊功能概述
    九江石化OA系統(tǒng)基于實(shí)現(xiàn)各部門之間辦公信息化、自動化的需求，將系統(tǒng)分為三大模塊：個人辦公、企業(yè)辦公、系統(tǒng)維護(hù)。如圖1所示。

圖1  功能模塊圖

    4.3.1 電子郵件
    電子郵件系統(tǒng)是Notes軟件自帶的一個功能強(qiáng)大的用戶系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員在注冊Notes用戶時，同時為該用戶建立了一個電子信箱，每個Notes用戶都可通過自己的信箱與其他用戶進(jìn)行信件來往，該電子信箱為用戶提供提供個人電子郵件的收發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、刪除、保存等功能。可以自己創(chuàng)建文件夾并定義郵件規(guī)則對郵件進(jìn)行自動分類存放。有新郵件時，系統(tǒng)會自動進(jìn)行提示。郵件系統(tǒng)支持POP3郵件和WEBMAIL郵件，外部的INTERNET郵件自動通過SMTP網(wǎng)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)到內(nèi)部的電子信箱中。它主要包括：
    【收件箱】 能接收郵件，并能在郵箱視圖中將郵件按用戶的需要分類、排序。能提醒用戶有哪些郵件還沒有閱讀。
    【草稿】 編輯郵件文檔，編輯后能發(fā)送并可以選擇保存到哪個文件夾中。
    【發(fā)件箱】 發(fā)送郵件，并顯示以發(fā)送的郵件。
    【廢紙簍】 在任何一個視圖中，當(dāng)文檔被刪除后文檔都被放入廢紙簍中。
    【所有文檔】 列出所有（在收件箱、草稿、發(fā)件箱、廢紙簍視圖中）的文檔，并能顯示其歸屬。
    4.3.2 通訊錄
    通訊錄提供辦公自動化系統(tǒng)的通訊人員地址和個人名片。
    4.3.3 發(fā)文管理
    發(fā)文系統(tǒng)主要完成發(fā)文所涉及的一系列操作:處室擬稿、領(lǐng)導(dǎo)審簽、文字初審、文字復(fù)審、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文書印發(fā)等。
    系統(tǒng)采用發(fā)文和電子郵件配合使用的方法，使流程更加直觀。一般用戶只需經(jīng)常查看并處理電子郵件即可進(jìn)行日常辦公。
    系統(tǒng)具有完善的流程跟蹤和控制。系統(tǒng)對發(fā)文的整個流程進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記錄發(fā)文的當(dāng)前狀態(tài)、發(fā)文審核的過程和領(lǐng)導(dǎo)審簽、簽發(fā)意見。它主要包括：
    【發(fā)文瀏覽】 給出五種瀏覽視圖：按批閱情況、按文檔類型、按起草部門、按起草時間、待辦理公文。
    【未分發(fā)公文】 查看待會簽、分發(fā)的發(fā)文。
    【已分發(fā)公文】 查看已批示、分發(fā)的發(fā)文。
    4.3.4 收文管理
    收文管理完成收文所涉及的一系列操作：公文上報、登記、擬辦、中轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、秘書擬辦、領(lǐng)導(dǎo)審核、承辦單位辦理、歸檔、相關(guān)單位查詢公文等。自動接收下級單位的上報公文，并自動填寫收文登記單。它主要包括：
    【收文瀏覽】 給出五種瀏覽視圖：按批閱情況、按主題詞、按來文單位、按收文時間、待辦理公文。
    【公文歸檔】 自動歸檔，部門內(nèi)的各種流轉(zhuǎn)的公文可以通過管理員輕松實(shí)現(xiàn)自動歸檔的功能。
    【公文查詢】 可以方便、快捷的查找滿足條件的公文，既可以模糊查詢，也可以多個關(guān)鍵字組合查詢。
    4.3.5 用戶注冊
    系統(tǒng)管理員承擔(dān)起Notes用戶的注冊、注銷工作。要成為Notes用戶，必須先由系統(tǒng)管理員注冊ID，用戶ID是用戶進(jìn)入Notes的唯一鑰匙。當(dāng)用戶調(diào)離公司，則必須注銷其用戶ID。石化通訊錄數(shù)據(jù)庫中匯集所有用戶信息，系統(tǒng)管理員可以隨時修改用戶信息并將用戶分組歸類。
    4.3.6 用戶權(quán)限
    Notes提供了優(yōu)秀的安全性。根據(jù)Notes的安全性機(jī)制，訪問控制表能控制用戶對信息庫的訪問權(quán)限。系統(tǒng)對所有用戶的操作權(quán)限、對各應(yīng)用模塊的使用權(quán)限，以及文檔在各狀態(tài)的讀、寫、修改、刪除等各方面權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保障系統(tǒng)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行。其訪問級別可分為以下七類：
    a.不能存取者：無權(quán)訪問數(shù)據(jù)庫。
    b.存放者：可以放入文檔，但不能讀取任何內(nèi)容。
    c.讀者：可以讀文檔，但不能增加、修改、刪除文檔。
    d.作者：可以讀取和增加文檔，也可并僅可修改、刪除自己增加的文檔。
    e.編輯者：可以讀取、增加、修改、刪除任何文檔。
    f.設(shè)計(jì)者：擁有編輯者的權(quán)限，并可設(shè)計(jì)有關(guān)數(shù)據(jù)庫的格式和信息。
    g.管理者：最高權(quán)限，擁有編輯者的權(quán)限，并可控制用戶的訪問級別。
    對于一般的信息訪問性用戶，我們給與讀者權(quán)限，保證了信息的安全性和完整性。