關(guān)于山東瑞陽(yáng)制藥有限公司

    國(guó)家重點(diǎn)高新技術(shù)企業(yè)，企業(yè)現(xiàn)有總資產(chǎn)5.3 億元，員工約1800 余人。公司具有八大劑型的GMP 生產(chǎn)車間，產(chǎn)品有230 余個(gè)品種規(guī)格。

    面臨的問題：

    傳統(tǒng)手工、紙張操作流程遠(yuǎn)跟不上企業(yè)發(fā)展需求；跨地域、跨部門流程流轉(zhuǎn)、審批無法有效快捷的實(shí)現(xiàn)； 無法有效進(jìn)行流程監(jiān)管 ； 企業(yè)缺少一個(gè)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)。

    Ultimus BPM Suite 解決方案：

    一期方案包括：營(yíng)銷類、財(cái)務(wù)類及非生產(chǎn)物料等10支流程的梳理、優(yōu)化及自動(dòng)化管理實(shí)現(xiàn)。

    ROI：

    大大縮短了流程審批時(shí)間，有些流程從原來的1周縮短至3天；
    規(guī)范化企業(yè)流程運(yùn)作；
    流程管理者對(duì)流程進(jìn)行有效的監(jiān)管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)流程的瓶頸和管理問題；
    有效解決了地域限制引起的各種問題。為公司的國(guó)際化運(yùn)作奠定了基礎(chǔ)。

    為了解決企業(yè)目前面臨的問題并最終實(shí)現(xiàn)瑞陽(yáng)高層提出的流程戰(zhàn)略目標(biāo)，瑞陽(yáng)和安碼協(xié)力組建了一支Ultimus BPM 解決方案實(shí)施團(tuán)隊(duì)，整個(gè)團(tuán)隊(duì)依據(jù)Ultimus業(yè)務(wù)流程管理生命周期對(duì)企業(yè)需求進(jìn)行具體分析、梳理、建模、自動(dòng)化、使用管理及優(yōu)化，通過3個(gè)月時(shí)間完成了Ultimus BPM 解決方案一期的營(yíng)銷類、財(cái)務(wù)類、非生產(chǎn)物料采購(gòu)等10支全面管理公司的業(yè)務(wù)流程。

    1. 非生產(chǎn)物料采購(gòu)計(jì)劃審批流程

    重新對(duì)1 萬多種非生產(chǎn)物料進(jìn)行編碼，達(dá)到物料的編碼唯一性，然后通過流程機(jī)器人自動(dòng)判斷流程路由.

    非生產(chǎn)物料采購(gòu)計(jì)劃表單電子化以后，一方面方便用戶填寫，輸，輸入物料編碼后，相關(guān)物料信息，如：物料描述，計(jì)量單位等自動(dòng)顯示；另外一方面企業(yè)計(jì)劃填報(bào)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范化，所需物料描述完整、正確，審批過程清晰，達(dá)到計(jì)劃有需求可依，采購(gòu)有計(jì)劃可依。

    2. 開戶審批流程及增加信用審批流程

    通過和企業(yè)流程顧問以及高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，分別刪除一些不必要的審批環(huán)節(jié)，同時(shí)增加對(duì)流程增值的環(huán)節(jié)。如：針對(duì)開戶審批流程增加客戶管理處對(duì)發(fā)起人提供的各種證件以及客戶信息進(jìn)行核對(duì)/搜集的環(huán)節(jié)，這樣就可以大大降低后續(xù)審批領(lǐng)導(dǎo)的核對(duì)工作，大大降低了新開客戶的風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)增加信用審批流程，增加了信用管理處審批環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)征集客戶的信用信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

    通過信息化，直接在流程表單集成企業(yè)的四班ERP 系統(tǒng)。如：輸入客戶唯一編碼后，自動(dòng)顯示和客戶往年交往情況。

    3. 財(cái)務(wù)類流程

    借款申請(qǐng)流程和費(fèi)用報(bào)銷流程通過自動(dòng)化后，對(duì)企業(yè)的各種費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行分門別類，這一方面規(guī)范化申請(qǐng)人填寫，一方面方便財(cái)務(wù)人員進(jìn)行帳務(wù)結(jié)算。通過費(fèi)用預(yù)算詳細(xì)描述，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以更加清晰了解費(fèi)用的預(yù)算，同時(shí)集成企業(yè)ERP 系統(tǒng)，自動(dòng)獲取申請(qǐng)人的當(dāng)前欠款，以及錄入何時(shí)還款日期，這樣就大大加強(qiáng)財(cái)務(wù)部備用金管理，界面效果圖如下 圖三：

    通過實(shí)施Ultimus BPM Suite，為企業(yè)搭建一個(gè)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)，企業(yè)可在這個(gè)平臺(tái)上面快速實(shí)施各種業(yè)務(wù)需求，而不需要再請(qǐng)第三方公司協(xié)助實(shí)施，一方面可以快速應(yīng)對(duì)企業(yè)流程的變化，另外一方面可以保證企業(yè)核心流程的競(jìng)爭(zhēng)力。

    實(shí)施后的效益/優(yōu)勢(shì)

    完成實(shí)施并使用Ultimus BPM Suite 后，獲得顯著的投資回報(bào)，主要表現(xiàn)在：

    網(wǎng)上電子審批流程，大大縮短審批時(shí)間，有些流程由原來的1 個(gè)星期縮短至3 天；
規(guī)范化企業(yè)流程運(yùn)作，統(tǒng)一的電子申請(qǐng)單，流程按照規(guī)則自動(dòng)流轉(zhuǎn)，正如辦公室主任說：“我們最歡迎使用BPM 系統(tǒng)，因?yàn)槲覀儾槐卦贀?dān)心由于申請(qǐng)人填寫采購(gòu)計(jì)劃不明確，造成采購(gòu)回來的物料不是申請(qǐng)人需要的，另外更重要的是我們不需要再催促申請(qǐng)人補(bǔ)單（任何采購(gòu)都需要看到電子采購(gòu)計(jì)劃單）；

    很好解決地域限制引起各種問題，上海分公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理董士成這樣評(píng)價(jià)說：“由于Ultimus BPM 解決方案是基于IE 瀏覽器訪問，我們上海分公司只要通過VPN 網(wǎng)絡(luò)，就可以方便訪問到遠(yuǎn)在山東的BPM 服務(wù)器，設(shè)計(jì)友好的界面我們很多員工容易使用，由于統(tǒng)一的工作流系統(tǒng)，我們的流程審批再也不會(huì)有地域的限制。”

    Ultimus BPM 解決方案的優(yōu)勢(shì)

    最快速實(shí)施、最容易使用、管理的解決方案，企業(yè)BPM 項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人說：“在BPM 一期驗(yàn)收后，我們內(nèi)部團(tuán)隊(duì)已經(jīng)開始實(shí)施企業(yè)第二期六支流程，由于安碼顧問在一期進(jìn)行很好的知識(shí)轉(zhuǎn)移，我們有信心獨(dú)立完成二期流程的實(shí)施”；

    使用Ultimus BPM Suite 完整的解決方案，當(dāng)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整或者業(yè)務(wù)需求變化的時(shí)候，企業(yè)可以快速對(duì)流程進(jìn)行修改/優(yōu)化，能夠快速反饋企業(yè)業(yè)務(wù)需求；

    部署簡(jiǎn)單，維護(hù)方便。

    “Ultimus 提供科學(xué)的流程開發(fā)方法論（UWDM）保證了BPM 一期的成功實(shí)施，已經(jīng)為我們搭建了統(tǒng)一BPM 平臺(tái)，并且通過一期１０支流程推廣使用，企業(yè)員工思想觀念得到轉(zhuǎn)變，為推動(dòng)企業(yè)成為流程型組織奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；更重要的是安碼項(xiàng)目組通過不斷的知識(shí)轉(zhuǎn)移，培養(yǎng)了企業(yè)BPM 內(nèi)部團(tuán)隊(duì)（包括流程顧問、流程實(shí)施人員、系統(tǒng)管理員），為后續(xù)流程不斷深入應(yīng)用以及優(yōu)化現(xiàn)有流程做好準(zhǔn)備，我們有信心在流程管理取得更好的應(yīng)用。”瑞陽(yáng)制藥有限公司財(cái)務(wù)總監(jiān) 張金科

    未來計(jì)劃

    隨著BPM 一期的成功上線使用以及內(nèi)部實(shí)施團(tuán)隊(duì)的建立，企業(yè)制定以下未來計(jì)劃：

    在BPM 一期的基礎(chǔ)上，由企業(yè)內(nèi)部BPM 團(tuán)隊(duì)繼續(xù)實(shí)施其它營(yíng)銷類、財(cái)務(wù)類及采購(gòu)類流程，比如進(jìn)出口訂單管理流程、增加供應(yīng)商流程、ERP 物料清單（BOM）更改流程等；續(xù)推廣到：產(chǎn)品發(fā)展、供應(yīng)鏈管理、質(zhì)量管理部的相關(guān)流程； 使用Ultimus BPM 平臺(tái)具有的強(qiáng)大EAI（企業(yè)應(yīng)用集成）功能，和現(xiàn)有ERP系統(tǒng)以及HR系統(tǒng)進(jìn)行整合；瑞陽(yáng)BPM 項(xiàng)目實(shí)施配置說明

    軟件

    Ultimus BPM Suite V 6.0 SP1

    Microsoft Windows 2000 Advance Server

    Microsoft SQL Server 2000

    硬件

    2 臺(tái)浪潮NF380，分別安裝Ultimus BPM Server 和MS SQL Server 2000