河南省印刷物資總公司是河南省新聞出版局所屬企業(yè)，以經(jīng)銷(xiāo)印刷用紙張、紙漿、機(jī)械、器材、油墨等物資為主要業(yè)務(wù)，面向印刷全行業(yè)和包裝、廣告裝璜等行業(yè)。公司下屬的分公司（業(yè)務(wù)處室）有8個(gè)、儲(chǔ)運(yùn)處兩個(gè)、展銷(xiāo)中心一個(gè)，擁有倉(cāng)儲(chǔ)面積4萬(wàn)平米。先后獲得“河南省物資流通百?gòu)?qiáng)企業(yè)”第10名、“全國(guó)500家最大服務(wù)企業(yè)印刷物資業(yè)”第2名。

    公司的經(jīng)營(yíng)規(guī)模在最近幾年不斷擴(kuò)大，公司的年銷(xiāo)售額從93年的1.2億元猛增到98年的5億元，經(jīng)營(yíng)的品種有上萬(wàn)種，有業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶達(dá)上萬(wàn)家，每月開(kāi)具的增值稅發(fā)票就有五千多份，形成了顯著的“小而多”的特點(diǎn)（即每筆業(yè)務(wù)的金額小，而品種多）。這就給企業(yè)的管理帶來(lái)一定的難度，如何實(shí)施高效的管理，如何掌握和控制企業(yè)的資金流、物流、信息流，成了企業(yè)面臨的一個(gè)新課題。要對(duì)這么多數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、進(jìn)行核算，光靠手工作業(yè)肯定是無(wú)法完成的，只有借助計(jì)算機(jī)這種現(xiàn)代化工具。

    我公司從93年起就開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)管理和財(cái)務(wù)管理，但是各軟件是獨(dú)立運(yùn)行的，沒(méi)有數(shù)據(jù)的共享與傳遞，沒(méi)有有效地利用這些寶貴的信息資源，并且軟件都是采用小型數(shù)據(jù)庫(kù)，執(zhí)行效率低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的海量存儲(chǔ)。因此，公司在98年決定對(duì)原有的計(jì)算機(jī)軟硬件進(jìn)行升級(jí)改造，在公司范圍內(nèi)全面實(shí)施計(jì)算機(jī)管理，建立起以財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理為核心的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)的管理和決策走向現(xiàn)代化、科學(xué)化。

    在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中，公司總經(jīng)理親自掛帥，由總經(jīng)理助理日常指揮，來(lái)協(xié)調(diào)各方面的工作，并且組織計(jì)算機(jī)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)等各方面的人員參加制訂、論證整個(gè)方案，使系統(tǒng)能滿足各方面的使用要求，既考慮到整個(gè)系統(tǒng)的先進(jìn)性和穩(wěn)定性，又考慮到系統(tǒng)的實(shí)用性和經(jīng)濟(jì)性。特別是在觀念上使大家認(rèn)識(shí)到過(guò)去那種獨(dú)立軟件、資源獨(dú)占的運(yùn)行方式所存在的弊端，讓大家都站在公司整體資源的角度來(lái)提出方案和要求。最終確定了以業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)集成化管理為核心內(nèi)容的方案。

    我們?cè)诮ㄔO(shè)這個(gè)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)集成化管理系統(tǒng)的過(guò)程中注意了以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

  一、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，做好數(shù)據(jù)規(guī)范

    再先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)也只能是我們進(jìn)行企業(yè)管理的工具，只能代替人們部分的工作。對(duì)于象我公司這樣的物流企業(yè)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)管理和進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)管理是最核心的系統(tǒng)，對(duì)基礎(chǔ)工作有著嚴(yán)格的要求。為了適應(yīng)這些要求，我們參照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》，結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)，對(duì)我們的基礎(chǔ)工作進(jìn)行了強(qiáng)化管理，制訂了完善的規(guī)章制度和崗位責(zé)任制，對(duì)每個(gè)崗位的職責(zé)所操作的內(nèi)容、權(quán)限都加以明確。我們還制訂了各種代碼的編制方法，如“紙張代碼編制方法”、“往來(lái)單位代碼編制方法”等，盡量做到代碼統(tǒng)一。我們認(rèn)為，制訂一套科學(xué)的編碼方法，對(duì)計(jì)算機(jī)在企業(yè)中的應(yīng)用能起到促進(jìn)作用。

  二、硬件、軟件一齊抓

    在網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃和建設(shè)的過(guò)程中，我們是將管理系統(tǒng)作為一個(gè)整體來(lái)考慮的，避免出現(xiàn)重硬件、輕軟件的情況。因?yàn)樵傧冗M(jìn)的硬件，若沒(méi)有合適的軟件支持，也無(wú)法發(fā)揮它的作用。企業(yè)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是要看使用效果的，看能否滿足各方面的使用要求，而不是看方案的先進(jìn)性和硬件的先進(jìn)程度，因此，我們?cè)谝?guī)劃網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候，就比較了多個(gè)軟件，通過(guò)多方對(duì)比，最終選定了安易2000ERP系列軟件。在選定了軟件以后，再進(jìn)行硬件的采購(gòu)。

  三、歷史數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換

    由于我公司在93年就開(kāi)始部分應(yīng)用了計(jì)算機(jī)管理，當(dāng)時(shí)基本上都是采用DOS下的Foxbas系列數(shù)據(jù)。在新的系統(tǒng)運(yùn)行以后，老的軟件肯定要被淘汰，但是老的系統(tǒng)中存儲(chǔ)的幾年來(lái)的大量數(shù)據(jù)，若要被放棄就太可惜了。因此我們決定必需將老軟件中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)，但是老的軟件與新的軟件所使用的數(shù)據(jù)庫(kù)不一樣，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)差別很大，轉(zhuǎn)換工作有很大難度。因此我們?cè)谶x定了軟件以后，就和軟件開(kāi)發(fā)商聯(lián)系數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換問(wèn)題，并且得到了開(kāi)發(fā)商的大力支持，雙方積極合作，克服重重困難，最終將數(shù)據(jù)完整地轉(zhuǎn)換到新的系統(tǒng)中來(lái)。這樣不僅使新老軟件能順利地過(guò)渡，也使我們的領(lǐng)導(dǎo)查詢系統(tǒng)中有現(xiàn)成的歷史數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)就有了更可靠的參考依據(jù)。