中國人民銀行的檔案文件是人民銀行和國家的寶貴財富，它是中國人民銀行工作活動的歷史記錄，反映人民銀行貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策的情況，也反映人民銀行在不同時期的歷史面貌，是進行日常工作、經驗總結、金融研究的依據和必要條件。以前，中國人民銀行檔案歸檔的文件材料一直采用紙介質，管理及查尋這些信息非常耗時且容易發生人為錯誤。自從使用了基于Adobe Acrobat及Adobe PDF的中國人民銀行電子檔案系統后，情況就完全不同了：中國人民銀行各項工作中形成的應歸檔保存的發文文件材料可以自動轉為PDF文件，并及時歸入檔案庫，全行各部門辦公人員能夠隨時查詢和閱讀最新的檔案文件。有效地提高了查尋檔案的運作效率，業務運作的安全性和準確性得到了顯著的提升。
　　
　　中國人民銀行電子檔案系統建立了統一的檔案文件數據庫，集中保存中國人民銀行總行黨、政、工、團等在各項工作中形成的應歸檔保存的發文文件材料，包含了自1948年至今的全部歷史檔案，共10萬余份檔案文件，達96萬頁。電子檔案系統支持BS和CS兩種模式，為辦公廳檔案處管理人員提供文件分類組織、編制和打印檔案目錄、權限分配及歷史檔案管理等強大管理功能。系統提供網絡瀏覽器查詢界面，支持文件編號、文件標題、責任者、主送單位、主題詞和文件日期關鍵字等多種組合查詢方式，能夠讓全行各級領導、工作人員方便快捷地查閱檔案文件。
　　
　　PDF加快了文件歸檔速度

　　中國人民銀行電子檔案系統改變了傳統的手工作業方式管理檔案。以前，中國人民銀行總行每年的檔案整理工作于第二年的1-3月份進行，檔案管理人員要從眾多的機關部門收集檔案資料，然后進行手工的編輯、分類、存檔等工作。不但工作強度大，而且容易發生人為錯誤；文件歸檔周期過長，降低了檔案利用的時效性，直接影響各部門的工作效率和質量。在應用電子檔案系統后，各種文件入庫工作變得非常簡單，所有PDF格式的新檔案都做到了即有即入、及時快捷，大大減輕了檔案管理人員的工作量。
　　
　　中國人民銀行電子檔案系統基于J2EE體系結構，能夠通過局域網與公文傳輸系統和辦公自動化系統實現無縫連接，所有文件能夠自動轉換為Adobe PDF格式并自動加密，之后會及時歸入檔案庫，令全行各部門辦公人員能夠隨時查詢和閱讀最新的檔案文件。系統架構如圖所示：
　　
　　隨時訪問　提高效率

　　中國人民銀行電子檔案系統改變了行政辦公事務中傳統的檔案借閱方式。以往，在需要調閱檔案文件時，借閱人員必須親自到檔案室，向檔案管理人員提出申請，并提供所需資料的主題和范圍,管理人員則使用檔案目錄進行人工檢索，最后將查詢到的相關檔案文件從資料庫里搬出提供給借閱人。如果借閱人發現檢索出的資料并不符合自己的要求，那么，檔案管理人員要再次重復上述工作，直到找到借閱人實際需要的檔案。這樣的重復工作有時還要進行多次，極大地浪費了辦公人員的時間和精力。人民銀行檔案管理工作人員表示：基于紙張的系統意味著昂貴的保管設施，易丟失和歸錯的文檔，對于兩個或更多的人同時瀏覽同一份文檔更是無能為力。

　　在應用電子檔案系統后，各部門的辦公人員可以在Windows、Macintosh或UNIX等不同平臺上登錄機關內部互聯網，進入電子檔案系統后，利用下載的免費Adobe Reader軟件就可查詢和瀏覽自己所需的Adobe PDF格式檔案文件。Adobe PDF格式能夠保留原文檔包括字符、字體、版式和色彩在內的全部信息，并且文件瀏覽不會受到操作系統、網絡環境、應用程序版本及字體的限制，這是檔案文檔必不可少的條件，而且由于文檔所占存儲空間較小使得網上下載的速度非?？臁?BR>　　
　　系統為查詢人員提供了靈活多樣的檢索方式，同時系統還根據不同人員的所屬部門和職務設置了不同的電子檔案查閱范圍與權限。如果希望查看更多自己權限范圍外的檔案，系統還會自動提醒用戶進行申請，在獲得批準后，才能進行查閱，有效防止檔案文件網上泄密。使用電子化管理讓整個檔案查詢、文件閱覽工作都變得簡單方便，大大提高了辦公效率。
　　
　　與人行LDAP系統緊密集成

　　利用先進的計算機網絡技術，中國人民銀行電子檔案系統實現了對文件的集中統一管理，避免分散保存，確保檔案完整、準確和有效利用。電子檔案系統與人行內部的LDAP系統的有效集成，實現了單點登錄和目錄同步。系統實施統一的文檔格式標準PDF，擴大了電子檔案的共享范圍，充分保證檔案的安全、保密性。通過采用已成為全球電子文檔分發的事實工業標準PDF，系統輕松實現與國內單位和國際組織的文件交換。通過加密PDF文件，實現對上網發布的檔案文件進行防打印、防下載和防刪改等技術性保護處理，防止泄密、侵權或信息內容被刪改的發生。系統建立統一的數據接口規范，為與公文傳輸系統、辦公自動化系統等其它應用系統的高度集成奠定了堅實的基礎，極大提高各類文件歸檔的實時性。
　　
　　中國人民銀行之所以選用Adobe PDF作為其電子檔案文檔的標準，是因為PDF已經成為在線文件傳遞的標準，以及免費Adobe Reader軟件的普及。中國人民銀行電子檔案系統的建立也帶來明顯的經濟效益。如果沿用傳統的手工檔案管理方式，總行每年檔案借閱達2600人次，被借閱文件共達26500頁，其中大部分的文件被借閱人復印作為資料。使用電子檔案后，就復印設備損耗和復印紙兩項可每年節省數萬元，而人力和時間的節約更是用金錢無法衡量的。
　　
　　作為中央銀行，人民銀行堅持采用先進的信息技術，深入推動本單位信息化建設的進程。電子檔案系統加強了中國人民銀行文書檔案的科學管理，充分發揮檔案在人民銀行工作中的重要作用。