應用背景

　　山東華陽科技股份有限公司是集科、工、貿(mào)為一體的國家大型企業(yè)集團，是國家高新技術(shù)企業(yè)和山東省百家重點企業(yè)集團之一，是山東省最大的農(nóng)藥生產(chǎn)企業(yè)和全國農(nóng)藥十強企業(yè)。集團于2002年在滬市掛牌上市。華陽集團建成了自己的局域網(wǎng)，隨著公司的發(fā)展，華陽集團提出了辦公自動化的需求，應用目標是實現(xiàn)局域辦公網(wǎng)，減少辦公設(shè)備重復購置、統(tǒng)一廠內(nèi)信息化平臺。

　　系統(tǒng)選型的理由

　　經(jīng)過反復選型比較，并經(jīng)過實地案例考察，華陽集團采用了用友致遠A6協(xié)同管理系統(tǒng)。主要看重如下幾點：

　　1.用友致遠協(xié)同產(chǎn)品具有足夠的通用性，能與華陽集團的實際辦公業(yè)務完美結(jié)合，適應華陽集團的發(fā)展變化。

　　2.產(chǎn)品成熟穩(wěn)定，系統(tǒng)每天都為全國各行業(yè)千余家用戶提供服務。

　　3.對生產(chǎn)制造業(yè)領(lǐng)域的樣板用戶進行了實地參觀考察。

　　4.有一支技術(shù)過硬，標準化、專業(yè)化的金牌服務團隊做后盾，無后顧之憂。

　　系統(tǒng)應用現(xiàn)狀

　　組織機構(gòu)設(shè)置：目前注冊部門17個一級部門，13個二級分廠及36家子公司，注冊人員共計366人，組織機構(gòu)模式的設(shè)置可完全與實際管理相符，靈活調(diào)整部門及人員相關(guān)權(quán)限的各類變化，從而對人事變化和機構(gòu)調(diào)整做到與實際相呼應。

　　系統(tǒng)關(guān)鍵應用

　　1.公文收發(fā)管理

　　華陽集團內(nèi)部每日有大量公文流轉(zhuǎn)，如“華陽便字”文、“華陽辦字”文、“華陽黨字”文等十幾種類型公文，全部實現(xiàn)網(wǎng)上收發(fā)，最終歸入公文檔案庫存檔。以上級來文傳閱為例，一個公文要傳達到各科室、各分廠、各子公司，一次傳閱周期少則幾天，多則十幾天，既影響時效，又浪費人力。系統(tǒng)實施后，傳遞周期縮短為半個工作日，大大提高了工作效率。同時，流轉(zhuǎn)結(jié)束后歸入到單位文檔的“公文檔案庫”中保存，方便日后查詢。

　　2.協(xié)同工作流程

　　協(xié)同管理系統(tǒng)實施前，華陽集團的各種報表需要工人分別到財務部門、銷售部門、生產(chǎn)管理部門及各個分廠、子公司跑，既費時又費力，還容易出差錯。協(xié)同管理系統(tǒng)實施后，工人不用抱著各種文件再到各部門跑手續(xù)，或等候領(lǐng)導審批、簽字，都可以在網(wǎng)上實現(xiàn)。此應用為華陽集團的“第一個協(xié)同應用”，推廣后立即得到了相關(guān)各部門的一致認可，利用這種標準化管理工作流程，杜絕以往紙質(zhì)審批各環(huán)節(jié)中的不負責、推托扯皮現(xiàn)象，工作效率轉(zhuǎn)瞬間提高數(shù)倍，在華陽人口中道出了這樣一句樸實的話“致遠協(xié)同管理系統(tǒng)讓我們從紙山文海中解放出來了”。

　　3.強大的文檔共享管理

　　自從應用協(xié)同管理系統(tǒng)之后，華陽集團所有報表都利用協(xié)同管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。現(xiàn)在華陽的生產(chǎn)統(tǒng)計員每天下班前就做一個動作：上傳前日生產(chǎn)報表，所需時間一分鐘即可完成。

　　4.公共信息發(fā)布窗口

　　上了協(xié)同管理系統(tǒng)后，集團員工隨時隨地，即使在家中也可以看公司發(fā)布的信息，極為便捷。以往午休時刻大家蜂擁而上看最消息時的擁擠場面一去不復返了。

　　5.討論區(qū)討論活躍，職工積極參與

　　在華陽的協(xié)同管理系統(tǒng)中利用率最高的除了報表這一塊外，就數(shù)討論區(qū)了。員工可以將自己的心得體會、工作經(jīng)驗等發(fā)表在討論區(qū)中與大家交流、共享。這對于華陽的發(fā)展無形中起到了廠報等其它輿論工具所起不到的作用。

　　應用效果分析

　　如今，上至集團總經(jīng)理下至普通工作人員，對使用協(xié)同管理系統(tǒng)所帶來的便利都深有體會，以前所需要花費的精力很多，有時甚至翻箱倒柜的工作，而今只要輕輕摁動鼠標、敲敲鍵盤，僅是舉手之勞那么簡單，這方面的費用更是大大降低，辦公消耗品費用節(jié)約程度達到了30%-50%！華陽集團于2005年決定將ISO9002質(zhì)量體系認證、ISO9001-2000版質(zhì)量管理體系認證、ISO14001環(huán)境管理體系認證和OHSMS職業(yè)健康安全管理體系認證合而為一，而這幾大體系的認證分屬不同的部門，在搞認證時部門與部門之間的協(xié)調(diào)、認證是個很麻煩的事，上了協(xié)同管理系統(tǒng)后，相關(guān)的文件資料在協(xié)同管理系統(tǒng)上相互傳閱、溝通，極大地方便了三大體系的認證，減輕了員工的工作量，也提高了認證的工作效率，為公司的認證做出了較大貢獻。人均事務處理能力比以前普遍提高10%－30%，跨部門溝通效率提升了30%-50%。內(nèi)部管理上，降低了信息的衰減，在過程中建立了有效控制，提升了結(jié)果質(zhì)量，保障了華陽集團戰(zhàn)略的達成，并且在這個過程中建立了一種新型的辦公管理文化和工作模式，大大提高了華陽集團的執(zhí)行力。

　　結(jié)束語

　　目前協(xié)同管理系統(tǒng)在華陽集團內(nèi)部上下引起了不錯的反響。協(xié)同管理系統(tǒng)使華陽擺脫了時空限制，在華陽信息化過程中搭建了一間虛擬、共享的網(wǎng)絡辦公室。