關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)及典型業(yè)務(wù)流程

    大型連鎖零售企業(yè)涉及節(jié)點(diǎn)多、地域廣、人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜。因此，如何保證業(yè)務(wù)流程的順暢流轉(zhuǎn)是系統(tǒng)首要考慮的問(wèn)題。

    在系統(tǒng)中我們采用了“數(shù)據(jù)流驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)流”的概念，確保業(yè)務(wù)流程的順暢流轉(zhuǎn)。具體講，將數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和基于電子郵件的流程管理技術(shù)結(jié)合起來(lái)，利用內(nèi)部短信來(lái)串聯(lián)一項(xiàng)工作的不同階段。各種單據(jù)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成短信發(fā)送到下一階段的工作人員的郵箱中；下一階段的工作人員將在他們的郵箱中看到自己所負(fù)責(zé)工作的當(dāng)時(shí)狀況，并且可以選擇其中任意一項(xiàng)工作切換到相應(yīng)單據(jù)進(jìn)行處理。這樣既減少了信息的流轉(zhuǎn)時(shí)間，提高效率，也避免了因某一階段或崗位人員的原因而造成業(yè)務(wù)停滯。更值得一提的是，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)的停至點(diǎn)，從而及時(shí)采取措施。

    1、價(jià)格體系

    各地消費(fèi)水平的參差不齊與貨源的多樣性，決定了連鎖零售企業(yè)商品價(jià)格的多樣性。因此，擁有一個(gè)大規(guī)模的多價(jià)格體系是一個(gè)零售連鎖企業(yè)賴(lài)以發(fā)展的必要因素。

    在系統(tǒng)中，可以設(shè)定不同的價(jià)格組，商品按區(qū)域、包裝不同可以有不同價(jià)格，同一商品在不同的門(mén)店可以有不同的價(jià)格，商品的價(jià)格也可有多種調(diào)整控制的方式，價(jià)格信息的變化可以及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞到需要的節(jié)點(diǎn)。

    2、科學(xué)與實(shí)用的編碼體系

    建立科學(xué)的編碼體系是連鎖企業(yè)信息系統(tǒng)實(shí)施中的核心問(wèn)題之一，是系統(tǒng)擴(kuò)展、企業(yè)擴(kuò)張的基本前提。而對(duì)于大型連鎖零售企業(yè)來(lái)說(shuō)，其最終用戶(hù)的習(xí)慣與水平是良莠不齊的，因此，實(shí)用的編碼體系與科學(xué)的編碼體系同樣重要。

    編碼體系包括組織機(jī)構(gòu)編碼、商品編碼、供應(yīng)商編碼、類(lèi)別編碼、控制代碼、單據(jù)編碼等。對(duì)于基本信息編碼，如供應(yīng)商、商品等，系統(tǒng)保證編碼在全系統(tǒng)中的唯一性，以確保采購(gòu)、配送等業(yè)務(wù)不出現(xiàn)“貨不對(duì)板”的情況，同時(shí)，還保證編碼的多樣性，以適應(yīng)不同的節(jié)點(diǎn)用戶(hù)。對(duì)于類(lèi)別編碼，系統(tǒng)保證不同節(jié)點(diǎn)不同部門(mén)的分類(lèi)需求。對(duì)于控制代碼，如管理節(jié)點(diǎn)的組織代碼、商品分類(lèi)碼等，除要求統(tǒng)一的編碼規(guī)則外，還嚴(yán)格控制各節(jié)點(diǎn)對(duì)此類(lèi)編碼的修改權(quán)限。

    總之，編碼體系充分體現(xiàn)了連鎖經(jīng)營(yíng)對(duì)編碼的特殊要求，大大降低系統(tǒng)的復(fù)雜度和使用成本。在統(tǒng)一編碼方案、統(tǒng)一編碼管理與發(fā)放的原則指導(dǎo)下，三九連鎖體系絕大多數(shù)區(qū)域和門(mén)店的基礎(chǔ)編碼體系是一致的，這為今后系統(tǒng)整合和資源共享打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

    3、統(tǒng)一、靈活的權(quán)限控制

    大型連鎖企業(yè)各節(jié)點(diǎn)的權(quán)、責(zé)必須明確清楚，并且要統(tǒng)一控制，否則容易失控。對(duì)于不少?lài)?guó)內(nèi)連鎖企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于節(jié)點(diǎn)與節(jié)點(diǎn)用戶(hù)的復(fù)雜性，還必須考慮到每一最終用戶(hù)的責(zé)任與權(quán)利問(wèn)題，否則更容易失控。面對(duì)形形色色顧客，零售企業(yè)還必須要有處理應(yīng)急事物的能力，否則會(huì)造成不必要的負(fù)面影響。因此，系統(tǒng)的權(quán)限控制也是連鎖企業(yè)必須要考慮的重要問(wèn)題之一。

    該系統(tǒng)權(quán)限控制分為兩個(gè)層面，即功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。系統(tǒng)不但控制了用戶(hù)對(duì)功能的執(zhí)行權(quán)限，如采購(gòu)、采購(gòu)審核、修改、打印等，還控制了用戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限。

    4、商品管理

    我們獨(dú)創(chuàng)的商品分布體系使總部、區(qū)域總部、門(mén)店對(duì)商品的靈活管理成為可能。如同一商品在不同的門(mén)店可以有不同的定價(jià)、不同的采購(gòu)權(quán)、不同的配送權(quán)等，符合連鎖管理的實(shí)際需要。同時(shí)，我們也支持條碼、店內(nèi)碼、助記碼、商品分類(lèi)碼、分離類(lèi)擴(kuò)展碼等多種碼種。另外，新商品的引入，一定會(huì)通過(guò)嚴(yán)格的準(zhǔn)入流程，保證商品信息的完整性。

    5、采購(gòu)管理

    連鎖系統(tǒng)中的采購(gòu)業(yè)務(wù)可以發(fā)揮集中采購(gòu)的價(jià)格優(yōu)勢(shì)，然而，由于連鎖體系中存在要貨點(diǎn)多、信息滯后、反饋不及時(shí)、配送轉(zhuǎn)采購(gòu)等原因，容易引起缺貨現(xiàn)象。同時(shí)，由于存在一對(duì)多的商品一供應(yīng)商關(guān)系，如何選擇合適的供應(yīng)商就成了采購(gòu)業(yè)務(wù)中的難點(diǎn)。我們采取以下措施解決采購(gòu)問(wèn)題：

    （1）建立自動(dòng)采購(gòu)模型，以庫(kù)存、銷(xiāo)售和供貨商信息等為基礎(chǔ)，動(dòng)態(tài)地自動(dòng)產(chǎn)生訂貨建議，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的計(jì)劃性、可控性和目的性，既降低庫(kù)存又避免缺貨。

    （2）提供多種預(yù)警機(jī)制，如缺貨預(yù)警、積壓預(yù)警、不動(dòng)銷(xiāo)預(yù)警等。

    （3）通過(guò)系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)定，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)商品的品種、數(shù)量、價(jià)格在計(jì)劃、合同、訂單中的相互控制。

    （4）對(duì)供應(yīng)商對(duì)比分析選擇最佳供應(yīng)商。

    （5）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行到貨率、退貨率、不合格商品比率的考核，確定供應(yīng)商信譽(yù)度。

    6、配送管理

    隨著門(mén)店數(shù)量的增多，能否實(shí)現(xiàn)有效配送往往成為制約業(yè)務(wù)發(fā)展的環(huán)節(jié)，避免門(mén)店缺貨或積壓成為系統(tǒng)所必須解決的問(wèn)題之一。我們根據(jù)門(mén)店銷(xiāo)量及優(yōu)先級(jí)別合理分配配送數(shù)量，用自動(dòng)配送、自動(dòng)鋪貨、倉(cāng)內(nèi)貨位管理、批次管理等手段來(lái)提高配送效率。用替代品、配送調(diào)節(jié)的方法與手段來(lái)避免斷貨與積壓的問(wèn)題。

    7、供應(yīng)商結(jié)算

    大型連鎖零售企業(yè)中，同一商品可能有不同供應(yīng)商，同一供應(yīng)商可能對(duì)應(yīng)不同節(jié)點(diǎn)、不同商品。因此，對(duì)供應(yīng)商的結(jié)算問(wèn)題是管理難點(diǎn)之一。系統(tǒng)采用先進(jìn)先出的批次進(jìn)價(jià)核算方法，可以按銷(xiāo)量結(jié)算，也可以按單結(jié)算，特別是可以按單品選擇結(jié)算，從而解決了與供應(yīng)商之間的結(jié)算難問(wèn)題。

    8、商品成本核算

    現(xiàn)代零售企業(yè)的價(jià)格瞬息萬(wàn)變性與區(qū)域不統(tǒng)一性決定了核算的復(fù)雜性。商品成本核算一般情況下有兩種體系：一種是以售價(jià)為核算基礎(chǔ)的售價(jià)核算體系，此種方法在使用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)代已經(jīng)失去了它固有的優(yōu)點(diǎn)，相反更加暴露了其在商品競(jìng)爭(zhēng)時(shí)代不可回避的缺點(diǎn)，因此不再采用此種核算體系。另一種是以進(jìn)價(jià)為核算基礎(chǔ)的進(jìn)價(jià)核算體系，這是使用計(jì)算機(jī)后越來(lái)越被重視的核算體系。

    系統(tǒng)采用的進(jìn)價(jià)核算體系，根據(jù)不同的出貨規(guī)則或原理具有不同的核算方法。一般情況下有：先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法、批次核算法、移動(dòng)加權(quán)平均法、加權(quán)平均月末結(jié)轉(zhuǎn)法、最新進(jìn)價(jià)法等幾種。

    9、稅率

    系統(tǒng)采用價(jià)稅合一的方法，其銷(xiāo)項(xiàng)稅靜態(tài)設(shè)置，而進(jìn)項(xiàng)稅則隨著商品入庫(kù)而動(dòng)態(tài)改變，在進(jìn)行核算時(shí)可以根據(jù)實(shí)際情況剝稅，從而解決了稅率難以準(zhǔn)確計(jì)算的問(wèn)題。

    10、財(cái)務(wù)接口

    由于國(guó)家政策及行業(yè)專(zhuān)一性原因，連鎖企業(yè)的管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一般是兩個(gè)不同的系統(tǒng)，這就在一定程度上加大了企業(yè)的管理成本與工作量。三九醫(yī)藥系統(tǒng)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)接口，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)無(wú)縫轉(zhuǎn)入到財(cái)務(wù)軟件中，使系統(tǒng)中的各類(lèi)單據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)為憑證并進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量。