五、行政辦公管理

　　結(jié)合e-cology的知識管理、人力資源管理、資產(chǎn)管理、工作流程管理、客戶管理、財(cái)務(wù)管理、報(bào)表中心來實(shí)現(xiàn)太平保險(xiǎn)公司的行政辦公需求。所有在辦公自動化中的收、發(fā)文、合同管理、預(yù)結(jié)算管理、采購管理、檔案管理、日程管理、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、短消息管理、郵件管理、各類報(bào)表等都可通過e-cology的相應(yīng)模塊協(xié)同完成。

　　收、發(fā)文、合同管理、內(nèi)部文件管理、檔案管理在運(yùn)用了知識管理、客戶管理以及工作流程管理；

　　預(yù)結(jié)算管理、采購管理可通過財(cái)務(wù)管理模塊實(shí)現(xiàn)，對部門及個(gè)人可進(jìn)行部門預(yù)結(jié)算、結(jié)合工作流程實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷、借款及采購管理。

　　日程安排、工作計(jì)劃、總結(jié)與泛微的人力資源、項(xiàng)目管理、工作流以及與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理中的項(xiàng)目管理，進(jìn)行互動，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的多源化；

　　短消息與郵件都是結(jié)合在工作流程中，也可以單獨(dú)使用；

　　在行政辦公管理中還包括會議管理、培訓(xùn)管理。其中會議管理以及培訓(xùn)管理又與人力資源以及知識管理來互動完成；

　　資產(chǎn)管理也歸結(jié)到行政辦公管理功能中，實(shí)現(xiàn)對辦公設(shè)備以及太平保險(xiǎn)公司固定資產(chǎn)以及會議、車輛的管理、圖書資料、證照管理、辦公用品管理等；

　　六、公文管理

　　作為現(xiàn)代辦公的其本功能，為用戶提供了較為完整的一套辦公室常用的公文處理流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。行政辦公按文檔類別可分為收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、簽報(bào)管理、用印管理和任務(wù)督辦。因此太平保險(xiǎn)公司的收發(fā)文、檔案管理、公告等都?xì)w結(jié)到行政辦公中。

　　用戶可在系統(tǒng)的工作流中進(jìn)行公文的起草、流轉(zhuǎn)、編輯、簽發(fā)、登記、歸檔、等操作，從而實(shí)現(xiàn)太平保險(xiǎn)公司辦文的自動化。

　　收文管理、發(fā)文管理和檔案管理的協(xié)同運(yùn)作，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理。

　　收文管理

　　收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記載上級公文、平級來文等公文，然后通過e-cology系統(tǒng)來代替以前的辦理模式。從而提高了辦文的運(yùn)轉(zhuǎn)速度、公文辦理信息的完整性，用戶可根據(jù)公文的登記日期、緩急程度、當(dāng)前流轉(zhuǎn)狀態(tài)、當(dāng)前處理人員快速有效地找到相關(guān)文檔做相應(yīng)操作。

　　在系統(tǒng)設(shè)置中被賦予“收文登記員”的角色或人員可以將來文掃描或直接手工輸入。收文登記的內(nèi)容包括收文主題、收文來源、收文分類、收文編號（系統(tǒng)根據(jù)分類自動生成）、緩急程度、密級性、登記員、起草時(shí)間、文件內(nèi)容和附件，以及收文流轉(zhuǎn)的流程名稱等信息。

　　在收文登記時(shí)，有些登記項(xiàng)系統(tǒng)會自動生成，有些登記項(xiàng)已經(jīng)提供了標(biāo)準(zhǔn)信息供您選擇，有些登記項(xiàng)系統(tǒng)會提供一些智能化的提示，這樣就提供用戶使用方便，遵循本系統(tǒng)處處從用戶角度出發(fā)的原則。

　　流程管理員可根據(jù)需要，將流轉(zhuǎn)中的文檔重置到流程的任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)，再進(jìn)行流轉(zhuǎn)，從而提高了流程的應(yīng)變能力。

　　若收文流轉(zhuǎn)過程中超過了設(shè)定的辦文時(shí)限，系統(tǒng)會自動將催辦信息發(fā)送到當(dāng)前處理人員的待辦事宜，提醒用戶及時(shí)辦理公文。

　　具有發(fā)布權(quán)限的用戶，可把有些已辦理完成的收文發(fā)布到“信息發(fā)布”模塊中，并設(shè)定有權(quán)限查看該文件的用戶，使文件發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

　　在整個(gè)收文流轉(zhuǎn)過程中，收文每經(jīng)過一個(gè)節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)會自動記錄每個(gè)節(jié)點(diǎn)的處理人員，處理時(shí)間，處理信息等，讓用戶更清晰地了解當(dāng)前收文的日志信息。

　　有“收文歸檔員”權(quán)限的用戶可把已流轉(zhuǎn)結(jié)束的收文歸檔到“檔案管理”數(shù)據(jù)庫，歸檔員可以單個(gè)歸檔，也可以批量歸檔，一次性處理多個(gè)文檔。

　　發(fā)文管理

　　發(fā)文管理主要是處理內(nèi)部制定的或外來文件轉(zhuǎn)發(fā)的公文，起草的電子文件一般需逐級通過各級領(lǐng)導(dǎo)的審批和修改，最后提交相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并登記歸檔。

　　真正實(shí)現(xiàn)了無紙化辦工，將傳統(tǒng)手工的、繁瑣的公文處理轉(zhuǎn)為輕松的計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)辦公，安全、可靠、省時(shí)、省力，使辦公人員徹底從傳統(tǒng)辦公模式中解脫出來。

　　在系統(tǒng)設(shè)置中被賦予“發(fā)文起草員”的角色或人員有起草發(fā)文的權(quán)限。起草的內(nèi)容大致有發(fā)文主題、發(fā)文分類、發(fā)文編號（系統(tǒng)根據(jù)分類自動生成）、起草人、起草時(shí)間、發(fā)文正文和附件，以及發(fā)文流轉(zhuǎn)的流程名稱等信息。

　　起草員確認(rèn)文件起草完成后，進(jìn)入審批，系統(tǒng)會根據(jù)審批的流程把發(fā)文自動流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的處理人員處。

　　發(fā)文審批過程中的人員可以從待辦事宜獲悉待審批信息，并直接打開文檔。根據(jù)系統(tǒng)管理員賦予的權(quán)限，進(jìn)行修改正文，添加意見，繼續(xù)流轉(zhuǎn)，結(jié)束流轉(zhuǎn)，傳閱文檔、電子簽名等操作。編輯文件時(shí)，系統(tǒng)可記錄并區(qū)別多個(gè)不同的人對文件的修改印記。系統(tǒng)提供電子簽名以提高審批文件的安全性。

　　系統(tǒng)將權(quán)限設(shè)置細(xì)化，所有發(fā)文的登記也可以定義在流程中的任意一個(gè)節(jié)點(diǎn)，真正實(shí)現(xiàn)了流程的自定義。

　　發(fā)文登記員可對已流轉(zhuǎn)完畢的發(fā)文進(jìn)行意見匯總，匯總后的意見獨(dú)立成文，查看方便。

　　檔案管理

　　太平保險(xiǎn)公司可以根據(jù)案卷類別的不同，在知識管理庫建立需要的案卷庫。并可供普通用戶進(jìn)行網(wǎng)上借閱，實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)借閱的模式。還不僅提供用戶以案卷為單位進(jìn)行借閱，也可以只借閱案卷中的一個(gè)或多個(gè)文件。

　　所有收、發(fā)文管理模塊中的文檔經(jīng)歸檔員歸檔后都會自動轉(zhuǎn)移到檔案管理的已歸檔文件中，并根據(jù)來源進(jìn)行自動分類。

　　檔案管理員也可在以歸檔文件窗口中，進(jìn)行獨(dú)立歸檔（如，將以前的文件錄入系統(tǒng)）。

　　檔案管理員可對各案卷中的文件進(jìn)行調(diào)整（如，將案卷中的文件移出），還可決定每個(gè)案卷在封卷后的借閱情況（如，是否可對外借閱；借閱到案卷一級還是案卷中的文檔一級；借閱對象是系統(tǒng)中的所有人員還是部分人員等）。

　　檔案管理員還有權(quán)設(shè)定案卷可借閱的范圍，即可以指定案卷可借閱的人員/角色/部門。

　　案卷管理員可將案卷中的一個(gè)或多個(gè)文件發(fā)布到信息發(fā)布數(shù)據(jù)庫中。案卷管理員的發(fā)布權(quán)限，可在系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置發(fā)布員及其權(quán)限時(shí)設(shè)定。

　　系統(tǒng)提供借閱管理的窗口，在此檔案管理員可查看普通用戶提交的借閱申請，并執(zhí)行審批（如，同意、拒絕等相關(guān)操作），同時(shí)也可添加個(gè)人意見（如，關(guān)于借閱時(shí)間的長短可協(xié)商后再決定）。

　　提供一般用戶借閱案卷或文件的列表（列表分案卷一級和文檔一級），用戶在未提出借閱申請前，只能看到案卷或文檔的標(biāo)題，只有在提出借閱申請并得到管理員同意后，才有權(quán)限查看到案卷或文件的具體內(nèi)容。

　　用戶在借閱期限內(nèi)，查看完相關(guān)的案卷或文件后，可自行歸還。若用戶未及時(shí)歸還，系統(tǒng)會自動發(fā)出提示郵件，催促用戶歸還，并可設(shè)定催還的間隔期限，如每2天發(fā)送一封郵件。系統(tǒng)管理員也可主動收回借閱權(quán)限。

　　若用戶到時(shí)仍想借閱，可填寫續(xù)借申請單。申請續(xù)借該案卷或文件，需經(jīng)管理員審批通過后才有繼續(xù)借閱的權(quán)限。