信息化動因及目標

　　太平保險的管理者一直十分重視信息化建設工作，隨著公司業(yè)務的迅猛發(fā)展，組織機構不斷壯大，對公司內部各級機構內及組織間的信息溝通提出了更高的管理要求，為適應公司一級法人、授權經營的管理模式，促進信息和知識的上傳下達，使公司管理流程規(guī)范化、戰(zhàn)略決策科學化、數據信息標準化，公司決定選擇一套適合其發(fā)展戰(zhàn)略的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)的實施達到：

　　（1）各級組織內部公文流轉的電子化；

　　（2）組織間公文流轉的自動連接；

　　（3）提供各級組織的信息發(fā)布渠道；

　　（4）促進組織知識的收集、共享和利用；

　　（5）促進企業(yè)文化建設

　　（6）支持員工移動辦公

　　

　　關鍵需求

　　根據太平保險信息化的整體目標，其關鍵需求主要體現(xiàn)在：

　　配合公司 “一級法人，授權經營”的管理模式，協(xié)同辦公OA系統(tǒng)功能設計上既要保證整個系統(tǒng)的統(tǒng)一性，又要考慮各級組織的管理差異，在保證信息可以在組織內各層級縱向、橫向快捷流轉的前提下，實現(xiàn)多級授權的管理維護模式。

　　總、分公司有各自的主界面，并可以相互進入，系統(tǒng)應根據用戶的偏好，提供個性化設置功能。同時對個人信息要提供自助管理功能。

　　協(xié)同辦公OA系統(tǒng)完善的工作流引擎，可實現(xiàn)多種流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和辦公自動化系統(tǒng)內的應用相關聯(lián)。應用中所用到的各種表單格式可以快速定義和配置，提升辦公效率。

　　通過協(xié)同辦公將業(yè)務流程的處理也納入其中，如：保單審核、理賠審批等，實現(xiàn)了高效、快速、準確的業(yè)務處理能力。

　　借助協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建立完善的信息發(fā)布及知識沉淀機制，可以實現(xiàn)知識信息不同的知識組織和共享方式。

　　通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的公文管理代替紙質公文的流轉方式，實現(xiàn)各組織內公文流轉的電子化，規(guī)范公司內公文管理的相關流程和制度，提高公文流轉的效率和效果。

　　通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)實現(xiàn)公司內部不同組織間公文交換的電子化，并達到公文流轉的一體化即組織間公文往來要和內部公文流轉流程相關聯(lián)，提升組織間公文交換的實效性、安全性和可跟蹤性。

　　對于公司文書檔案，實現(xiàn)公文檔案一體化管理，其管理的文書檔案來自于公文管理和手工補錄的文件，實現(xiàn)電子化標準的歸檔文件整理。

　　整個協(xié)同OA辦公系統(tǒng)要實現(xiàn)和郵件系統(tǒng)、即時通訊系統(tǒng)、FAX系統(tǒng)的用戶及應用集成，可以通過手機短信實現(xiàn)用戶待辦事宜的提醒及簡單批復。

　　實現(xiàn)集團資產統(tǒng)一管理，并對采購實行流程化管理和預算管理。

　　　

　　解決方案

　　管理軟件不單單是軟件與技術的問題，很重要的從企業(yè)的組織機構與管理方法上去完善。泛微在太平保險協(xié)同辦公OA平臺解決方案中仔細考慮到如何改善企業(yè)的管理方法，建立一定的應用基礎，保證太平保險公司的信息化順利實施和達到預期的目標。

　　基于泛微協(xié)同管理平臺( e-cology)的協(xié)同辦公（OA）系統(tǒng)解決方案，通過七個關聯(lián)模塊搭建了虛擬化的企業(yè)組織，以人力資源為核心，工作流程為血脈帶動整個系統(tǒng)數據傳輸、功能應用的協(xié)同運作，針對太平保險信息化發(fā)展戰(zhàn)略和目前規(guī)劃的目標，搭建出融合企業(yè)制度與文化的高效信息化辦公系統(tǒng)，解決企業(yè)實際辦公過程中出現(xiàn)的各種問題，提升公司整體辦公效率。

　　

　　泛微協(xié)同辦公（OA）平臺解決方案：

　　在信息化的輔助下企業(yè)組織模式應該是一種適應業(yè)務發(fā)展需要以業(yè)務過程為中心、適應市場發(fā)展變化、滿足迅速決策需要（以敏捷為特點）和內部與外部自由交流的一種網絡化的組織，這種組織結構可以使各個部門之間根據業(yè)務過程的需要進行自由交流。這種組織結構不僅具有市場適應能力，而且還有自我發(fā)展和自我完善能力。而要實現(xiàn)組織結構由職能部門性向網絡化轉換，必須實現(xiàn)企業(yè)組織的“EAI”，進行組織的橫向和縱向集成，打破企業(yè)及其職能部門之間的三維障礙——橫向障礙、縱向障礙、外部障礙。

　　1、橫向的企業(yè)集成

　　橫向的企業(yè)集成是指支持業(yè)務過程的不同功能領域的部門和應用系統(tǒng)之間的集成，消除職能之間、部門之間、產品線之間或地理位置之間的界限。這種橫向集成可以看作是“煙囪式”的企業(yè)部門之間的橫向連接，橫向集成就是要消除部門之間的障礙，各個部門之間自由通信，實現(xiàn)對業(yè)務過程的支持。

　　2、縱向的企業(yè)集成

　　縱向的企業(yè)職能部門集成是指在不同的控制和管理層的系統(tǒng)之間的集成，打破企業(yè)上下級之間的交流障礙。由于以前很多組織領導層次劃分成一種金字塔形，上下級之間具有明顯的等級關系，縱向集成的目的就是為了實現(xiàn)上下級系統(tǒng)之間的關系和諧和交流暢通，以便共同分享企業(yè)信息，對業(yè)務過程中的一些問題迅速作出決策。橫向集成和縱向集成使企業(yè)內部組織變成一個開放的“魔方”式結構，企業(yè)的各個面向面向過程的職能部門通過業(yè)務過程貫穿起來。

　　3、與外部的集成

　　太平保險公司由于客戶比較多的是一些商戶，考慮將外部資源（合作伙伴、供應商、商戶等）通過門戶的方式將外部的資源也納入到系統(tǒng)中。

　　通過企業(yè)組織的橫向集成、縱向集成和外部集成，企業(yè)在組織形態(tài)變成了結構扁平化、網絡化，決策方面實現(xiàn)分散化、實時化，部門之間和上下級關系緊密化和協(xié)調化，與供應商、合作伙伴和商戶的關系開放化。這樣的組織將是一個有生命的能夠自我適應外部市場競爭環(huán)境的生態(tài)型的組織，同時也是泛微協(xié)同管理平臺（e-cology）的價值所在。